SAP License Inventory

การบริหารจัดการลิขสิทธิ์อย่างมีประสิทธิภาพให้ประโยชน์อย่างไรบ้าง

SAP License หรือลิขสิทธิ์การใช้งานระบบ SAP ก็เหมือนการซื้อแพ็คเกจโปรแกรมหนึ่ง ๆ ต่างการใช้งาน ต่างคุณสมบัติ และราคาก็ย่อมแตกต่างกัน ซึ่งเราเคยกล่าวถึง ในบทความ กุญแจบ้านหลังงาม ที่ชื่อว่า “SAP Named Users” และสิทธิการใช้งานระบบ (SAP License)

ลิขสิทธิ์ใช้งานระบบ SAP ที่มีอยู่หลากหลายประเภท และบางครั้งค่อนข้างซับซ้อน ในบรรดารายการลิขสิทธิ์ที่เราถือครองอยู่ หรือ SAP License Inventory หากได้รับการบริหารจัดการที่ดีแล้ว ย่อมก่อให้เกิดการดำเนินการบนระบบ SAP ที่มีประสิทธิภาพและคุ้มค่า บรรลุวัตถุประสงค์ของธุรกิจหรือองค์กรได้อย่างแน่นอน

ซึ่งการบริหารจัดการลิขสิทธิ์นี้ ต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจและมีประสบการณ์สูงในการทำงานบนระบบ SAP เพื่อให้สามารถตรวจสอบ คาดการณ์ ปรับปรุงและพัฒนาให้เกิดการใช้งานที่ได้ประโยชน์สูงสุดได้ หากไม่มีทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะทางอยู่ในมือแล้วล่ะก็ การใช้เครื่องมือเพื่อทุ่นแรง อย่างซอฟท์แวร์ Lucent GRC จึงเป็นอีกทางเลือก ที่จะเข้ามาช่วยจัดการ SAP License ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

หาก SAP License ได้รับการดูแลให้เข้าที่เข้าทางแล้ว เราจะได้ประโยชน์อะไรบ้าง ?

บริหารและจัดการให้เกิดใช้งานอย่างมีประโยชน์สูงสุด

ทีนี้เราก็จะเห็นได้อย่างชัดเจนว่า มี License จำนวนเท่าไร อะไรบ้าง และแต่ละประเภทมีการใช้งานเป็นอย่างไร ทั้งหมดนี้เหมาะกับการดำเนินการขององค์กรหรือธุรกิจหรือไม่ ควรปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงอย่างไร หาจุดบอดและไปต่ออย่างรัดกุม นี่แหละ การบริหารจัดการลิขสิทธิ์ให้เกิดการใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ประเมินและจัดสรรต้นทุนได้อย่างเหมาะสม

เมื่อรู้แล้วว่าอะไรจำเป็นหรือไม่จำเป็น สิ่งที่จะตามมาคือ การตัดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นทิ้ง และแบ่งสรรปันส่วนต้นทุนให้กับสิ่งที่จำเป็นที่สุดเท่านั้น คงไม่มีใครอยากจ่ายเงินมหาศาล เพื่อของที่เราไม่ได้ใช้ประโยชน์หรอก จริงไหม

ข้อมูลประกอบการตัดสินใจ เพื่อการเปลี่ยนแปลงในอนาคต

ซึ่งข้อมูลที่ได้เก็บรวบรวมไว้เหล่านี้ สามารถนำไปประกอบการตัดสินใจในการเพิ่ม หรือลดจำนวนผู้ใช้งานบนระบบซึ่งจะส่งผลโดยตรงต่อการบริหารค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ขององค์กร อีกทั้งยังเป็นข้อมูลอ้างอิงเมื่อเกิดปัญหาได้อีกด้วย

การแสดงผลที่ง่าย และการใช้งานที่สะดวก

ดูเหมือนจะเป็นเรื่องยุ่งยากในการตรวจสอบ การจัดการและบริหารลิขสิทธิ์การทำงานในระบบ SAP แต่อย่าได้กังวลไป เพราะ Lucent GRC สามารถตอบโจทย์การดำเนินการข้างต้นได้ทั้งหมด อีกทั้งด้วยหน้าจอการแสดงผลที่เข้าใจง่าย ด้วยการพัฒนาและออกแบบมาให้สามารถใช้งานได้สะดวก

#LucentGRC #SAP #LicenseInventory #License

SAP Authorization

การกำหนดและบริหารจัดการสิทธิในระบบ SAP

ความเดิมตอนที่แล้ว เมื่อเราเปรียบซอฟท์แวร์ระบบ SAP เป็นบ้านหนึ่งหลัง เราคงต้องใช้กุญแจเพื่อเข้าตัวบ้านและห้องหับต่าง ๆ ภายในบ้าน ด้วย SAP Named Users License ซึ่งแต่ละคนก็จะได้รับกุญแจคนละประเภทเพื่อเข้าใช้งานต่างพื้นที่กัน ไม่ใช่ว่าใครจะสามารถเดินเล่นไปทั่วบริเวณบ้านได้ตามอำเภอใจ คน ๆ นั้นจะต้องได้รับสิทธิหรือบทบาทหน้าที่ (Role) ในการเข้าใช้พื้นที่นั้นโดยชอบทำ ซึ่งเราเรียกว่า SAP Authorization

สามารถอ่านบทความย้อนหลัง เพื่อความเข้าใจเกี่ยวกับ SAP Named Users License เพิ่มเติมได้ที่ กุญแจบ้านหลังงาม ที่ชื่อว่า “SAP Named Users” และสิทธิการใช้งานระบบ (SAP License)

SAP Authorization คืออะไร ?

ก่อนอื่นต้องขออธิบายก่อนว่า SAP Authorization คือ การกำหนดสิทธิการใช้งานในระบบ SAP อย่างที่ทราบกันดีแล้วว่าระบบ SAP ประกอบด้วยหน่วยการทำงานย่อย เรียกว่า โมดูล (Module) ซึ่งเราเคยกล่าวถึงไปแล้วในบทความ โมดูลที่นิยมใช้งานของ SAP ที่ผู้บริหารมือโปรเขารู้กัน และในโมดูลใหญ่ก็ยังประกอบด้วยโมดูลย่อยอีกจำนวนมาก เช่น FI ก็จะมี GL, AP, AR, AA เป็นต้น

ทำไมต้องมีการกำหนดสิทธิในการใช้ระบบ SAP ?

เพราะรูปแบบการทำงานที่หลากหลาย ผู้ใช้งานมีหน้าที่แตกต่างกัน ก็จะได้รับสิทธิการเข้าใช้งานระบบที่แตกต่างกันไปด้วย องค์กรที่ดำเนินกิจกรรมด้วยซอฟท์แวร์ระบบ SAP จึงควรมีการกำหนดขอบเขตงาน กิจกรรม โครงสร้างของสิทธิ รวมถึงวิธีปฏิบัติในการจัดการสิทธิ เพื่อลดความเสี่ยงในการใช้งานไม่เหมาะสม

การจัดการและออกแบบโครงสร้างสิทธิอย่างไรจึงจะเหมาะสม

แน่นอนว่าแต่ละองค์กรมีรูปแบบการดำเนินกิจกรรมและลักษณะกิจการที่เฉพาะตัว ดังนั้นจึงควรมีการจัดการสิทธิที่เหมาะสมกับองค์กร โดยการออกแบบโครงสร้างสิทธินั้น สามารถทำได้หลายแนวทาง ในที่นี้จะขอยกตัวอย่างที่นิยมใช้ด้วยกัน 2 แนวทาง

แบบแรก Job base คือ การแบ่งแยกตามตำแหน่งงานภายในองค์กร เช่น พนักงานบัญชี พนักงานจัดซื้อ โดยสิทธิที่จะได้จะอ้างถึงหน้าที่และความรับผิดชอบตามตำแหน่งงานนั้น ๆ การออกแบบลักษณะนี้จะมีจำนวน Role ในแต่ละผู้ใช้งานน้อยกว่า แต่อาจเพิ่มความเสี่ยงหากผู้ปฏิบัติงานรับผิดชอบมากกว่า 1 หน้าที่

แบบที่ 2 คือ การแบ่งออกตามหน้าที่ย่อย ๆ เช่น การเปิดเอกสารใบสั่งซื้อ การรับชำระเงิน เป็นต้น การออกแบบโครงสร้างสิทธิเช่นนี้ จะมีจำนวน Role ที่มากกว่าแบบแรก แต่สามารถช่วยลดความเสี่ยงในการซ้ำซ้อน และ Transaction Code ของหน้าที่นั้น ๆ จะอยู่แค่ใน Role เดี่ยวเท่านั้น

การตรวจสอบสิทธิเพื่อการใช้งานระบบ SAP ที่มีประสิทธิภาพ

อย่างที่ได้ทราบแล้วว่า SAP Authorization คือการกำหนดสิทธิในการเข้าใช้งานและทำกิจกรรมต่าง ๆ บนระบบ SAP นอกจากการใช้งานสิทธิอย่างเหมาะสมแล้ว ประสิทธิภาพของการดำเนินการบนระบบ SAP นั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง เมื่อองค์กรทุ่มทุนในการนำซอฟท์แวร์หนึ่ง ๆ เข้ามาใช้งาน ก็ย่อมต้องการผลลัพธ์ที่ดีที่เห็นได้ชัดเจน

เพื่อให้การใช้งานระบบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งที่ควรเกิดขึ้นตามมาคือการตรวจสอบสิทธิ หรือที่เรียกว่า SAP Authorization Audit ซึ่งผู้ที่มีความเชี่ยวชาญเท่านั้นที่สามารถดำเนินการตรวจสอบระบบเหล่านี้ได้ ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่ายเลยที่จะมีผู้เชี่ยวชาญด้านระบบที่ซับซ้อนเช่นนี้ประจำอยู่และคอยตรวจสอบสิทธิระบบ SAP อย่างสม่ำเสมอ

Lucent.GRC คือซอฟท์แวร์สัญชาติไทย ที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบสิทธิ ความขัดแย้งของสิทธิ และช่วยวิเคราะห์และคาดการณ์การใช้งานระบบ SAP ให้กับองค์กรของคุณ เพื่อประโยชน์สูงสุดในการประกอบกิจการและดำเนินธุรกิจของคุณ เรายินดีให้คำปรึกษาและตอบทุกคำถามโดยผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์

กุญแจบ้านหลังงาม ที่ชื่อว่า “SAP Named Users”

และสิทธิการใช้งานระบบ (SAP License)

ถ้า SAP เปรียบเสมือนบ้านหลังหนึ่ง การจะเข้าบ้านได้ก็ย่อมต้องใช้กุญแจบ้าน วันนี้เราจะพาไปทำความเข้าใจเกี่ยวกับกุญแจบ้านหลังงามประเภทหนึ่ง ที่ชื่อว่า “SAP Named Users” สิทธิการเข้าใช้งานระบบที่ระบุตามตัวบุคคล ซึ่งไม่ใช่ทุกคนจะมาเดินเล่นตามอำเภอใจในบ้านหลังนี้ได้

SAP บ้านหลังนี้ ต้องใช้ “กุญแจ” เปิดเข้าไป

การจะซื้อบ้านหลังหนึ่งนั้น ผู้อยู่อาศัยสามารถเลือกซื้อตามแบบที่โครงการหมู่บ้านออกแบบมาให้ หรือจะเลือกตกแต่งต่อเติมตามสไตล์ที่ชอบได้ตามใจ ซอฟท์แวร์ระบบ SAP ก็เปรียบเสมือนบ้านหลังหนึ่ง ดังนั้นกุญแจบ้านหลังประเภทหนึ่งที่สามารถกำหนดสิทธิได้ ก็คือ “SAP Named Users” ซึ่งการจะมีสิทธิในแต่ละส่วนของตัวบ้านได้นั้น ก็ต้องระบุว่าคน ๆ นั้นเป็นใคร ควรถือกุญแจดอกไหน ซึ่งเจ้า SAP Named Users หรือกุญแจบ้านมีด้วยกัน 3 ประเภทหลัก ซึ่งให้สิทธิการเข้ามาในบ้านที่แตกต่างกันไป ดังนี้

1. SAP Professional – เปรียบเสมือน“เจ้าของบ้าน” ก็ว่าได้ เพราะมีสิทธิเข้าถึงและใช้งานทุกฟังก์ชันภายในระบบ SAP (Full operational rights)
2. SAP Employee – เปรียบเสมือน “สมาชิกในบ้าน” หรือผู้เช่า ที่มีสามารถเข้าถึงแค่บางพื้นที่ของตัวบ้าน มีสิทธิใช้งานระบบตามวัตถุประสงค์หนึ่ง ๆ ที่กำหนดไว้แล้วเท่านั้น ไม่สามารถใช้งานส่วนอื่นของระบบที่ตนเองไม่มีสิทธิได้ มีไว้เพื่อทำกิจกรรม Self-services เช่น การเบิกค่าใช้จ่าย หรือประเมินบุคลากร โดยทำผ่านช่องทางอื่นที่เชื่อมต่อกับระบบ SAP ส่วนใหญ่เรียกว่า ESS
3. SAP Developer – หลายครั้งที่ต้องการปรับปรุง ต่อเติม หรือซ่อมแซมบ้าน เราก็ไม่สามารถทำเองได้ จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญเข้ามาช่วยเหลือ คน ๆ นั้น ก็คือ “ช่างซ่อมบำรุง” SAP Developer เป็นสิทธิในการใช้งานประเภทที่ไว้ดำเนินการปรับแต่งฟังก์ชันการทำงานของระบบ ด้วยการเขียนโปรแกรมใหม่ให้เหมาะสม ช่วยทำให้บ้านเราน่าอยู่ขึ้น

เล่าต่ออีกนิด กับสิทธิการใช้งานระบบ SAP

SAP เป็นซอฟท์แวร์ที่ประกอบขึ้นจากหลายองค์ประกอบ (Module) และสามารถปรับเพิ่มและลดการฟังก์ชันการทำงานได้ตามการเปลี่ยนแปลงและการเติบโตของธุรกิจ ซึ่งขอบเขตการติดตั้งและใช้งาน (deploy) รวมถึงสิทธิการใช้งานระบบ (License) จะสอดคล้องตามความต้องการของผู้ใช้งาน ช่วยให้ผู้ใช้งานเสียค่าใช้จ่ายเพื่อใช้งานเพียงฟังก์ชันที่ตนเองต้องการในขณะนั้นเท่านั้น

การใช้งานซอฟท์แวร์ระบบ SAP นั้นค่อนข้างยืดหยุ่น โดยให้บริการรูปแบบสิทธิการเข้าใช้งานระบบ (License Model) 3 แบบ ซึ่งมีเงื่อนไขและค่าใช้จ่ายแตกต่างกัน ได้แก่ รูปแบบการให้บริการตลอดอายุการใช้งาน (perpetual licenses) รูปแบบการเป็นสมาชิก (subscription licenses) และรูปแบบการใช้งานพื้นฐาน (consumption-based term licenses)

เป็นอย่างไรกันบ้าง หวังเป็นอย่างยิ่งว่าข้อมูลเกี่ยวกับ SAP Named Users และ License จะเพิ่มความคุ้นเคยเกี่ยวกับระบบ SAP ยิ่งขึ้น ไม่มากก็น้อย ยังมีเรื่องราวน่าสนใจเกี่ยวกับเจ้า SAP อีกเป็นกระบุง ถ้าให้นั่งเล่าวันเดียวก็คงไม่จบ ส่วนครั้งหน้าจะเป็นเรื่องอะไร ฝากติดตามด้วยนะครับ

แหล่งที่มา

https://www.sap.com/documents/2015/05/849f654b-277c-0010-82c7-eda71af511fa.html

https://answers.sap.com/

AIS Tools สำคัญต่อ Internal Audit อย่างไรบ้าง ?

ความเดิมตอนที่แล้ว เราได้กล่าวถึงเครื่องมือพื้นฐานภายในซอฟท์แวร์ระบบ SAP อย่าง AIS Tools หรือ Audit Information System ที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบ โดยการรวบรวมคำสั่งและรายงานพื้นฐานเอาไว้ให้เรียกใช้งานได้ง่าย สร้างมาตรฐานความปลอดภัยในการตรวจสอบและสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล ช่วยลดเวลาการทำงานของผู้ตรวจสอบด้วย Front End ที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการของผู้ใช้งานหรือรูปแบบธุรกิจ นอกจากนี้ยังช่วยระบุช่องโหว่การทำงานของระบบด้วยข้อมูลที่แสดงผล (Data Collection Worksheet)

ในการใช้ AIS Tools เพื่อทำงานบนระบบ SAP ผู้ตรวจสอบ (Auditor) ต้องได้รับสิทธิ์ตามหน้าที่ หรือ Role ที่สอดคล้องกับการตรวจสอบนั้น ๆ ซึ่งในการใช้งานจริง AIS นั้นมีความสำคัญในการช่วยตรวจสอบ 2 ส่วนหลัก ๆ ได้แก่ การตรวจสอบระบบ (System Audit) และตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจ (Business Audit) เรามาทำความรู้จักทั้งสองส่วนตามลำดับกันเลยดีกว่า

เริ่มจาก System Audit หรือ IT Audit คือ การตรวจสอบระบบ และตรวจสอบความปลอดภัยของกำหนดค่าต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบ SAP เช่น System and parameter, Table maintenance and control, User and Authorization เป็นต้น

และ Business Audit หรือ Internal Audit ซึ่ง AIS Tools จะรวบรวมรายงานมาตรฐานต่าง ๆ ในระบบ SAP รวมถึงมีรายงานที่ถูกสร้างใหม่เพื่อใช้สำหรับการตรวจสอบโดยเฉพาะ โดยมีการจัดหมวดหมู่ตามผังบัญชี และตามกระบวนการหลาย ๆ โมดูล เช่น Financial accounting Tax Audit, Asset accounting, Sales and Distribution เป็นต้น ซึ่งในแต่ละประเภทก็จะมี Top 10 ของรายงานที่สำคัญที่ใช้ในการตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจที่ SAP แนะนำ

 

มาถึงตรงนี้ผู้อ่านก็คงได้เข้าใจการทำงานซอฟท์แวร์ระบบ SAP มากขึ้นแล้ว หวังว่าข้อมูลที่ได้เอามาฝากกันเป็นประจำจะมีประโยชน์ต่อทุกคนไม่มากก็น้อย ซึ่งการใช้งาน SAP นั้นดูเหมือนจะยุ่งยาก แต่ก็ไม่ซับซ้อนขนาดนั้น ถ้ามีผู้เชี่ยวชาญดี ๆ สักคนหนึ่งคอยให้คำปรึกษาแล้วล่ะก็..

แน่นอนที่สุดครับ ปิดท้ายด้วยการขายของอีกเช่นเคย หากสนใจบริการ ต้องการสอบถาม หรืออยากให้เราไปช่วยไขข้อข้องใจใด ๆ เกี่ยวกับระบบ SAP ก็สามารถ Inbox เข้ามาได้เลยครับ เรายินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะตอบทุกคำถาม และให้บริการ

แหล่งที่มา
https://www.youtube.com/watch?v=_SglzqMoP8o

https://www.youtube.com/watch?v=HvUhRVg_PLY

SAP AIS Tools คืออะไร

ตัวช่วยตรวจสอบระบบและกระบวนการทางธุรกิจ

ทำความรู้จักเครื่องมือสุดเจ๋งที่คุณอาจมองข้ามไป AIS Tools ที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบระบบและกระบวนการทางธุรกิจภายในซอฟท์แวร์ระบบ SAP

เนื่องจากซอฟท์แวร์ SAP เป็นระบบที่มีความละเอียดอ่อนสูงและมีข้อมูลที่เป็นความลับเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจ ดังนั้น จึงจำเป็นต้องมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ ทั้งในด้านความปลอดภัย (Security) และความถูกต้องของข้อมูล (Data integrity) ซึ่งผู้ตรวจสอบหรือ auditor ก็จะสามารถเข้าถึงและควบคุมการดำเนินการภายในระบบได้แตกต่างกันตามสิทธิ์ที่ได้รับมอบหมาย (Authorization)

และเครื่องมือที่จะมาช่วยอำนวยความสะดวกแก่ผู้ตรวจสอบ (Auditor) ให้สามารถเรียกใช้งานระบบได้ง่ายยิ่งขึ้นก็คือเจ้า AIS Tools นี่เอง AIS ย่อมาจาก Audit Information System เป็นเครื่องมือ (tool) พื้นฐานของระบบ SAP ในการตรวจสอบทั้งด้านเทคนิค (Technical controls) และด้านธุรกิจ (Business controls)

AIS Tools ช่วยอำนวยความสะดวกให้ผู้ตรวจสอบได้อย่างไร?

อย่างที่ได้กล่าวไปแล้วข้างต้นว่า AIS Tools เป็นเครื่องมือที่ใช้เพื่อวิเคราะห์และตรวจสอบด้านความปลอดภัยของแพลตฟอร์ม SAP (SAP NetWeaver Application Server: SAP NetWeaver AS) ซึ่ง AIS จะแสดงผลข้อมูลโครงสร้างระบบเพื่อการตรวจสอบภายใน (Audit Info Structure) ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเรียกใช้งานได้ง่าย โดยมีฟังก์ชันที่รองรับการตรวจสอบ ได้แก่

• การดำเนินการและระบบเอกสาร (Auditing procedures and documentation)
• การประเมิน (Auditing evaluations)
• การดาวน์โหลดข้อมูล (Audit data downloads)

AIS ถูกออกแบบขึ้นมา เพื่อตรวจสอบ 2 ระบบหลัก ได้แก่ การตรวจสอบระบบ (System auditing) และการตรวจสอบการดำเนินการทางธุรกิจ (Business auditing) ซึ่ง AIS เป็น Role ต้นแบบที่จัดทำไว้เพื่องานตรวจสอบ ที่เป็นแหล่งรวบรวม SAP Reports ต่างๆ เพื่อใช้เป็นเครื่องมือสำหรับการตรวจสอบ และพัฒนาการตรวจสอบระบบงาน SAP ที่มีพร้อมอยู่ในระบบงาน SAP อยู่แล้ว สามารถเปิดใช้งาน และปรับแต่งให้เหมาะสมกับองค์กร รูปแบบธุรกิจ หรือตามความต้องการของผู้ใช้งาน

ผู้ตรวจสอบที่ใช้งาน AIS Tools นั้น ได้แก่ External Auditors, Internals Auditors, Financial Analysts, Tax Auditors และ Data Security Officers เป็นต้น ซึ่งใน AIS Tools จะช่วยให้การทำงานตรวจสอบระบบ SAP สะดวกสบายมากขึ้น เนื่องจากสามารถปรับแต่งหน้ารายงานได้ เพื่อให้เหมาะกับผู้ใช้งานแต่ละประเภท

นอกจากนี้ AIS ยังรองรับการนำออกข้อมูล (Data Export) ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลขนาดใหญ่ ข้อมูลด้านการเงิน รวมถึงเอกสารต่าง ๆ และสามารถนำข้อมูลเหล่านี้ส่งต่อให้หน่วยงานภายนอก (3^rd party) และนำไปวิเคราะห์ต่อได้อีกด้วย

อยากให้ระบบ SAP มี AIS Tools ไว้ใช้งานบ้าง ต้องทำอย่างไร?

AIS Tools ถือเป็นเครื่องมือพื้นฐานที่มีอยู่แล้วในซอฟท์แวร์ระบบ SAP เพียงแต่ต้องมีการเปิดใช้งาน (Activate) และปรับแต่ง (Adjust) ให้เหมาะสมกับการใช้งานตามความต้องการ โดยไม่ต้องเสียเงินติดตั้งเพิ่มเติมแต่อย่างใด

สำหรับท่านที่ใช้งาน SAP ภายในองค์กรอยู่แล้ว ต้องการเครื่องมือสำหรับการตรวจสอบทั้งระบบ และ กระบวนการธุรกิจ ช่วยอำนวยความสะดวกในการออกแบบการตรวจสอบอย่างมีเหตุและผลและยังช่วยบริหารจัดการงานตรวจสอบที่เกี่ยวข้อง สำหรับรายละเอียดในการใช้งานหรือวิธีการเปิดใช้งานเจ้า SAP AIS Tools ก็สามารถติดต่อเข้ามาทาง Inbox ได้เลยครับ

แหล่งที่มา

https://help.sap.com/

https://answers.sap.com/

https://www.youtube.com/watch?v=_SglzqMoP8o

https://www.youtube.com/watch?v=HvUhRVg_PLY

คำศัพท์พื้นฐาน SAP ผู้ใช้งานต้องรู้

วันนี้เราขอรับบทกูรูสอนภาษา เพราะเราจะมาแนะนำคำศัพท์กัน แต่ไม่ใช่คำศัพท์ภาษาอังกฤษหรือภาษาญี่ปุ่นเพื่อการสนทนาในชีวิตประจำวันอะไรแบบนั้นนะครับ แต่เป็นคำศัพท์ที่ผู้ใช้งานระบบ SAP ที่มักจะได้ยินกันบ่อย ๆ เพราะเป็นคำศัพท์พื้นฐานสำหรับซอฟท์แวร์ระบบ SAP โดยเฉพาะ หรือ SAP Terminology นั่นเอง

เพื่อไม่เป็นการเสียเวลาอารัมภบทที่เนิ่นนาน เรามาเริ่มกันเลยครับ

 

Module / Sub-Module – Module คือระบบงาน และ Sub-Module คือระบบงานย่อยในระบบ SAP ซึ่งในการใช้งานจริงนั้น เราสามารถเลือกใช้งานเฉพาะบางระบบงานได้ ซึ่งเจ้า SAP มี Module และ Sub-Module เยอะแยะเต็มไปหมด เพื่อรองรับความต้องการที่แตกต่างกันของผู้ใช้งาน เช่น Module FI และ Sub-Module GL, AP, AR, AA เป็นต้น โมดูลนิยมใช้งานอยู่หลายประเภท สามารถเพิ่มเติมได้ที่ โมดูลที่นิยมใช้งานของ SAP ที่ผู้บริหารมือโปร เขารู้กัน

 

Configuration – คือการกำหนดค่าเริ่มต้นให้ระบบสามารถทำงานตามที่วางแผนไว้ได้ตามผู้ใช้งาน โดยจะมีการกำหนดค่าเฉพาะในแต่ละโมดูล เรียกอีกอย่างว่า Customizing เพื่อให้ระบบ SAP สามารถดำเนินงานได้ตามความต้องการของธุรกิจ หรือองค์กรนั้น ๆ

System Parameter – คือค่าที่ต้องระบุให้ระบบสามารถทำงานได้ การตั้งค่า System Parameter นั้นจะไปควบคุมฟังก์ชันที่มีอยู่ และการทำงานบนระบบ SAP ซึ่ง System Parameter ก็มีหลายอย่าง แตกต่างกันขึ้นอยู่กับความต้องการ (Requirement) ของแต่ละระบบ

 

 

Session – คือ หน้าจอการทำงานของระบบ SAP ซึ่งปกติค่าเริ่มต้นของระบบ เมื่อเริ่มใช้งาน (Log on) ระบบ SAP จะสามารถเข้าใช้งานได้อีก 5 sessions เนื่องจากระบบอนุญาติให้ทำงานได้พร้อมกันได้ทั้งหมด 6 sessions แต่หากต้องการเพิ่มหรือลดก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยจำนวนการเข้าใช้จะปรากฏบน status bar

 

Transaction Code – คือ รหัสหมายเลขของหน้าจอการทำงานบนระบบ SAP เช่น หน้าจอการสร้างรหัสบัญชี คือ FSS0 หน้าจอสำหรับเรียกดูใบสั่งซื้อ คือ ME23N เป็นต้น เมื่อต้องการใช้งานที่มีความเฉพาะเจาะจง สามารถใช้ Transaction Code ในการเข้าถึงฟังก์ชันและการทำงานของระบบ ซึ่งรวดเร็วกว่าการเข้าถึงจากหน้าเมนู (Menu Navigation)

 

Standard SAP Reports – คือ รายงานผลลัพธ์ของข้อมูลตามเงื่อนไขที่ผู้ใช้งานต้องการให้แสดงผล โดยการดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล และนำมาแสดงผลทางหน้าจอคอมพิวเอร์ มือถือ หรือพิมพ์ลงบนกระดาษ ซึ่ง Standard SAP Reports เป็นรายงานมาตรฐานที่ SAP ทำมาให้ผู้ใช้งาน เช่น FBL3N, MD04 เป็นต้น ส่วนรายงานที่ผู้ใช้งานต้องการ แต่ SAP ไม่มีให้ ทำให้ผู้ใช้งานต้องสร้างขึ้นเอง เรียกว่า Custom Reports

 

 

Enhancements – บ่อยครั้งที่ระบบซอฟท์แวร์ SAP พื้นฐาน (Standard SAP Software) ก็มีฟังก์ชันการใช้งานที่ไม่สามารถตอบโจทย์การใช้งานได้อย่างครบถ้วน ทำให้ต้องมีการแก้ไข ปรับเปลี่ยน หรือเพิ่มเติมตามความต้องการของผู้ใช้งาน เรียกว่า Enhancement

 

 

SAP Authorization – คือ การบริหารจัดการสิทธิ์ในการเข้าใช้งานบนระบบ SAP ให้กับผู้ใช้งาน (User) ซึ่งผู้ใช้งานอาจได้รับอนุญาตให้เข้าใช้ได้ทุกส่วนของระบบหรือเพียงบางส่วนก็ได้ การกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้งานที่ดีและเหมาะสม จะทำให้ระบบ SAP ของธุรกิจหรือองค์กรนั้นปลอดภัย และมีธรรมาภิบาลอีกด้วย

 

เป็นยังไงกันบ้างครับ คำศัพท์ที่เราคัดสรรเพื่อนำมาเสนอให้ได้รู้จักกัน ใครมีคำศัพท์ที่น่าสนใจเพิ่มเติมก็สามารถแบ่งปันกันได้เลยครับ จะดีใจมากเลยที่ได้พูดคุยภาษาเดียวกันกับทุกคน

สำหรับใครที่กำลังมองหาเพื่อนคู่คิดที่จะมาช่วยตรวจสอบระบบ SAP ให้กับธุรกิจของคุณล่ะก็ สามารถติดต่อเข้ามาได้เลยครับ ทีมผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้บริการและให้คำปรึกษาอย่างเต็มที่

แหล่งที่มา

https://www.dailytech.in.th/sap-implementation/

http://www.sapterm.com/

โมดูลที่นิยมใช้งานของ SAP ที่ผู้บริหารมือโปร เขารู้กัน

SAP สามารถเชื่อมโยงการดำเนินงานขององค์กรได้เป็นหนึ่งเดียว เพราะมีหน่วยย่อยมากมาย ที่ทำงานร่วมกันอยู่ ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับธุรกิจนั้น ๆ หรือ ตามความต้องการขององค์กรได้อย่างยืดหยุ่น เราจะมาเล่าถึงเจ้าหน่วยการทำงานยิบย่อยที่ว่า เพื่อให้เข้าใจการทำงานของระบบ SAP มากยิ่งขึ้น

หลังจากได้ทำความรู้จักกับ SAP ซึ่งเราอวยยศให้เป็นหนึ่งในสุดยอดซอฟท์แวร์ระบบ ERP กันแบบคร่าวๆไปแล้ว วันนี้เราจะมาอธิบายรายละเอียดการทำงานกันแบบลงลึกยิ่งขึ้น อย่างที่ได้กล่าวไปแล้วว่า SAP เชื่อมโยงการดำเนินงานขององค์กรเป็นหนึ่งเดียว เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถบริหารจัดการทรัพยากรที่มีอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

SAP มีหน่วยการทำงานย่อยมากมาย ทำหน้าที่แตกต่างกัน เข้ามาช่วยจัดสรรระบบการดำเนินการของแต่ละแผนก แต่ละฝ่าย ได้อย่างเหมาะสม สามารถตอบโจทย์การทำงานขององค์กรนั้น ๆ ซึ่งหน่วยการทำงานย่อยเหล่านี้ เราเรียกว่า “โมดูล” (Module) โมดูลที่น่าสนใจและเป็นนิยมในการใช้งาน ได้แก่

• Financial Accounting (FI) ระบบบัญชีการเงิน
• Controlling (CO) ระบบควบคุมต้นทุน
• Material Management (MM) ระบบบริหารคลังวัสดุ และการจัดซื้อ
• Production Planning (PP) ระบบการผลิต
• Sales and Distribution (SD) ระบบการขาย และจัดจำหน่าย
• Human Capital Management (HCM) ระบบการบริหารและจัดการทรัพยากรบุคคล

อย่ารอช้า มาทำความรู้จักแต่ละโมดูลให้มากขึ้น เลื่อนต่อไปเลย

 

เริ่มกันที่ Financial Accounting (FI) หรือระบบบัญชีการเงิน จัดสรรและควบคุมต้นทุน วางแผนและจัดทำงบประมาณ และบริหารกระแสเงินสด ทำให้สามารถวิเคราะห์และตรวจสอบการดำเนินการทางด้านการเงินของธุรกิจ ถือเป็นระบบที่่มีความสำคัญอย่างมาก สามารถแบ่งเป็น Sub-Module ย่อย ได้แก่

• ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger Accounting : GL)
• ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable Accounting : AR)
• ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable Accounting : AP)
• ระบบบัญชีทรัพย์สิน (Asset Accounting : AA)

 

 

Controlling (CO) ระบบควบคุมต้นทุน เป็นมากกว่าระบบที่ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลเพื่อเรียกดู แต่สามารถช่วยวางแผนและควบคุมต้นทุนการผลิต โครงการหรือกิจกกรรมของธุรกิจ สามารถติดตามและปรับแต่งข้อมูลเพื่อการวัดผลตามความต้องการของธุรกิจได้ ใช้สำหรับการวิเคราะห์และรายงานแก่ผู้บริหาร ทำให้สามารถเห็นภาพรวมของงบกำไร-ขาดทุน และต้นทุนต่าง ๆ ทั้งภายในและระหว่างองค์กร

 

 

ถัดมาคือ Material Management (MM) ไม่ใช่ M&M ขนมเคลือบช็อกโกแลตแต่อย่างใด แต่คือระบบบริหารคลังวัสดุ และการจัดซื้อ เป็นระบบที่เกิดมาเพื่อวางแผนความต้องการวัตถุดิบ (MRP – Material Requirement Planning) ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญในการวางแผนเพื่อการผลิต โดยเริ่มต้นจากการวิเคราะห์ตามความต้องการวัตถุดิบ ดำเนินการจัดซื้อ (Procurement) อีกทั้งยังสามารถจัดการคลังวัสดุ (Inventory Management : IM) ได้อีกด้วย

 

 

Production Planning (PP) เป็นโมดูลที่รวบรวมขั้นตอนการทำงานของระบบการบริหารการผลิตเข้าไว้ เช่น ระบบการจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์ (PDM – Product Data Management) ขั้นตอนการผลิต (Routing) ระบบการวางแผนการผลิต (Production Planning) ระบบควบคุมการผลิต (Shop Floor Control) ระบบต้นทุนทางด้านการผลิต (Production Cost) เป็นต้น ซึ่งครอบคลุมการผลิตตั้งแต่ต้น ไปจนถึงการส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้า

 

 

Sales and Distribution (SD) ระบบการขาย และจัดจำหน่าย ครอบคลุมการบริหารและจัดการงานขาย (Sale Management) กำหนดราคาขาย และการรับออร์เดอร์จากลูกค้า (Purchase Order) ไปจนถึงการบรรจุหีบห่อและจัดส่งสินค้า และบริการหลังการขาย ทำให้สามารถตรวจสอบข้อมูลของลูกค้า เชื่อมต่อระบบสินค้าคงคลัง (Inventory Control) ได้แบบออนไลน์

 

 

สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุด Human Capital Management (HCM) ระบบการบริหารและจัดการทรัพยากรบุคคล “คน” ซึ่งเป็นกำลังสำคัญในการขับเคลื่อนทุกกิจกรรมขององค์กร ต้องได้รับการบริหารจัดการอย่างดีที่สุด ตั้งแต่ การบริหารเวลาการทำงาน (Attendance Management) การบริหารเงินเดือน (Payroll Management) ไปจนถึงการประเมินผล (Evaluation) รวมถึงผลประโยชน์ต่าง ๆ ของบุคคลผู้ซึ่งทำงานเพื่อองค์กรนั้น ๆ

 

แม้จะเป็นเพียงการเรียกน้ำย่อยด้วยโมดูลที่นิยมของระบบ SAP เพียงไม่กี่โมดูล แต่ก็ถือว่าเป็นมื้อที่ค่อนข้างใหญ่เลยทีเดียว เรียกได้ว่า SAP มีทุกฟังก์ชันที่องค์กรต้องการในการดำเนินธุรกิจ สมบูรณ์ ครบ จบในระบบเดียวอย่างแท้จริง ดีขนาดนี้ เริ่มอยากได้ SAP มาไว้ในครอบครองเพื่อช่วยให้ธุรกิจ Flow แบบคล่องปรื๋อ แต่.. ช้าก่อน ของดีมักแลกมาด้วยการลงทุนที่ค่อนข้างสูง

“แพง” เป็นคำที่รู้กันว่าต้องโพล่งออกมาเมื่อได้เห็นราคาเจ้าระบบ SAP สุดเทพตัวนี้ มีเงินอย่างเดียวไม่ได้ เราต้องลงทุนอย่างชาญฉลาด หากยังไม่แน่ใจว่าต้องเริ่มต้นอย่างไร SAP ที่ใช้อยู่คุ้มค่าและมีประสิทธิภาพอยู่หรือไม่ เราอาสาเป็นเพื่อนรู้ใจ คอยให้คำปรึกษาให้คุณเอง

แหล่งที่มา

https://www.dailytech.in.th/what-is-sap/

https://www.dailytech.in.th/sap-implementation/

https://wattanapong20.wordpress.com/assignment-sap/modules-การทำงานที่นำ-sap-มาใช้

ERP คืออะไร พร้อมทำความรู้จัก SAP ให้มากขึ้น

 

ลดภาระงานเอกสาร และแก้ปัญหาการทำงานที่ไม่เป็นระบบในองค์กร ด้วยเครื่องมือที่จะมาเชื่อมโยงทุกฝ่ายทุกแผนกให้เป็นหนึ่งเดียวกัน ให้คุณสามารถบริหารจัดการทรัพยากรองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ถ้าคุณยังคงต้องหัวหมุนกับเอกสารกองโต การทำงานที่ไม่เป็นระบบ แต่ละฝ่ายยังคงแยกงานกันทำ ใช้โปรแกรมคนละอย่าง ขาดความเชื่อมโยงของข้อมูลภายในองค์กร ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะก่อให้เกิดความยุ่งยาก และอาจส่งผลเสียในระยะยาว ทำให้ยากต่อการจัดการ วิเคราะห์และวางแผนเพื่อการพัฒนาในอนาคตได้ หากคุณต้องการให้ทรัพยากรที่มีอยู่นั้นถูกบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ สร้างองค์กรที่แข็งแกร่ง เพื่อการเติบโตอย่างยั่งยืน เราขออนุญาตพาคุณไปทำความรู้จักกับเครื่องมือที่จะเข้ามาช่วยให้การทำงานภายในองค์กรเชื่อมโยงเป็นหนึ่งเดียว สร้างรากฐานที่มั่นคงให้กับธุรกิจของเราได้ สิ่งนี้เรียกว่า ระบบ ERP

มาทำความรู้จักกับระบบ ERP กันก่อน

หลายคนคงเคยได้ยินชื่อระบบ ERP หรือ Enterprise Resource Planning มาบ้างแล้ว สำหรับคนที่เพิ่งเคยได้ยินเป็นครั้งแรก เราจะขอเล่าถึงเจ้าซอฟท์แวร์ที่เป็นตัวช่วยในการวางแผนและบริหารจัดการทรัพยากรตัวนี้ ให้ทุกคนเข้าใจได้โดยง่าย

เจ้าระบบ ERP เป็นเครื่องมือที่จะเข้ามาช่วยให้การดำเนินงาน โดยเชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องเข้าไว้ด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็น งานบัญชี การเงิน ทรัพยากรบุคคล ระบบการผลิต การกระจายสินค้า และระบบอื่น ๆ ที่จำเป็นต่อธุรกิจ สามารถแก้ปัญหาการทำงานบนโปรแกรมที่แตกต่างกัน ช่วยให้แผนกต่าง ๆ ภายในองค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างไหลลื่น ผ่านระบบ ERP เพียง Platform เดียว

มีระบบ ERP แล้วมันดียังไง

แน่นอนว่าสิ่งที่คุณจะได้แน่ ๆ จากระบบ ERP คือการทำงานที่ชัดเจน เป็นระบบระเบียบระหว่างหลายแผนกหรือหน่วยงานในเครือ ด้วยการจัดเก็บข้อมูลไว้เพียงแหล่งเดียว ง่ายต่อการเข้าถึงและจัดการข้อมูล จะทำการเรียกซ้ำ หรือตรวจสอบแบบเรียลไทม์ก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป มั่นใจได้ในเรื่องของความปลอดภัย อีกทั้งยังช่วยลดภาระงานที่ซ้ำซ้อน การทำงานแบบ Manual ที่เต็มไปด้วยเอกสาร และเมื่อการทำงานของทั้งองค์กรถูกรวมเข้าไว้ในระบบเดียว ทำให้เรามองเห็นภาพรวมของธุรกิจได้ชัดเจน สามารถวางแผนทรัพยากรขององค์กร ปรับปรุงพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น และสร้างโอกาสให้การเติบโต

ไม่ว่าธุรกิจประเภทใด จะขนาดเล็กหรือใหญ่ หากมีระบบ ERP เข้ามาช่วยในการจัดการ ทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งเราสามารถเลือกใช้ระบบ ERP ที่มีความยืดหยุ่น ปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับธุรกิจและความต้องการขององค์กรได้ บริษัทยักษ์ใหญ่ภายใต้แบรนด์ที่มีชื่อเสียงหลายแห่งล้วนมีระบบ ERP ของตนเอง เช่น TOA, S&P, ไทยเบฟเวอเรจ, บาร์บีคิวพลาซ่า เป็นต้น ซึ่งบริษัทเหล่านี้ต่างเลือกใช้ระบบ ERP อย่าง SAP ในการบริหารจัดการ แม้จะมีตัวเลือกอยู่มากมาย แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่า SAP ยังคงยืนหนึ่งในเรื่องของความนิยมและความน่าเชื่อถือระดับโลก

SAP ซอฟท์แวร์ ERP ที่ประสบความสำเร็จ

และเป็นที่นิยมสูงสุดในโลก

SAP เป็นซอฟท์แวร์สำเร็จรูปประเภท ERP ระดับชั้นนำ ที่ได้รับความนิยมอย่างมากในระดับโลก สามารถนำไปปรับใช้งานได้ในหลากหลายธุรกิจและอุตสาหกรรม ด้วยการคิดค้นและพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่อง ประวัติการเติบโตของ SAP ที่มีมาอย่างยาวนาน จึงไม่น่าแปลกใจว่าทำไม ทั้งภาครัฐและเอกชนไว้วางใจ ยินดีที่จะควักกระเป๋าจ่ายแพงเพื่อให้ได้ระบบการบริหารจัดการทรัพยากรที่มีคุณภาพ ทีมผู้บริหารต้องแน่ใจแล้วว่าการลงทุนในครั้งนี้ จะช่วยสร้างประโยชน์มหาศาลให้แก่องค์กรอย่างแน่นอน

แล้วจะมั่นใจได้อย่างไร ว่า SAP ในมือของคุณนั้น

สามารถทำงานได้ดีหรือเปล่า

ก่อนการลงทุนทุกครั้ง ต้องผ่านการคิดล่วงหน้า และมีการเตรียมการเป็นอย่างดี ใช่ว่าการจะนำ SAP software มาใช้กับองค์กร จะสามารถทำได้ฉับไวเหมือนกดสั่งซื้อของออนไลน์ และเมื่อนำเข้ามาประยุกต์ใช้กับการดำเนินงานแล้ว ระบบนั้นจะสามารถทำงานได้ดี ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรได้หรือไม่ ถ้าในองค์กรของคุณมีบุคลากรที่มีทักษะ ความรู้ที่สามารถประเมินและตรวจสอบการทำงานของระบบ SAP ก็แจ็คพอตเลย แต่ถ้าไม่แล้วละก็ คุณอาจต้องการคู่หูคู่คิดอีกสักคน ที่จะมาช่วยคุณตรวจสอบ ตั้งแต่เริ่มต้น ไปจนถึง การจัดการธรรมาภิบาลและการบริหารความเสี่ยงจากการใช้ระบบ

ได้เวลาตามหาผู้ช่วย ที่จะมาตรวจสอบระบบ

การบริหารจัดการทรัพยากรของคุณ

สำหรับองค์กรใดที่มี SAP อยู่ในมือ คุณตระหนักได้ถึงประโยชน์ได้จากมันอย่างแน่นอน แต่จะแน่ใจได้อย่างไรว่า SAP ที่มีอยู่นั้นถูกใช้ประโยชน์อย่างคุ้มค่าที่สุด และเมื่อถึงวันหนึ่งที่องค์กรต้องเติบโต ระบบบริหารจัดการที่มีอยู่ในมือก็อาจจะไม่ตอบโจทย์การทำงานรูปแบบใหม่ที่คุณต้องการอีกต่อไปแล้วก็ได้

การันตีความเป็นหนึ่งในเรื่องของการตรวจสอบระบบ SAP ทีมของเราเชี่ยวชาญ พร้อมให้คำปรึกษาและแนะนำ ให้เราเป็นส่วนหนึ่ง เพื่อให้องค์กรของคุณได้มีระบบการบริหารจัดการทรัพยากรที่สมบูรณ์แบบในทุก ๆ ด้าน คุ้มค่า และสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในครั้งหน้า เราจะมาเล่าถึงการทำงานของระบบ SAP แบบเจาะลึกยิ่งขึ้น ว่าซอฟท์แวร์ ERP สุดแสนจะฮอตฮิตที่ ได้รับการยอมรับไปทั่วโลกตัวนี้ มีการทำงานอย่างไร