เมื่อบทบาทหน้าที่ของครูไม่ได้มีแค่การสอน

เทคโนโลยีดิจิทัลกับระบบทะเบียนการศึกษาไทย

จะช่วยลด ‘ภาระ’ งานให้ครูได้อย่างไร

ทุกโรงเรียนเปิดเทอมแล้ว เมื่อวันที่ 1 พฤศจิกายน 2564 ที่ผ่านมา โดยในภาคการศึกษาที่ 2/2564 นี้ โรงเรียนหรือสถานศึกษา สามารถจัดการเรียนการสอนได้ทั้งรูปแบบ On-site หรือ Online หรือ แบบผสมผสาน (Hybrid) ได้ ตามความเหมาะสมของแต่ละโรงเรียนและเขตพื้นที่

จากการระบาดระรอก 3 เมื่อต้นปี 2564 ทำให้ทุกพื้นที่ต้องตกอยู่ภายใต้มาตรการล็อคดาวน์ กว่าหลายเดือนที่ครูและนักเรียนทุกระดับชั้นต้องทำการเรียนการสอนรูปแบบออนไลน์ การเปลี่ยนแปลงที่เป็นผลมาจากโรคระบาดไวรัส Covid-19 นี้ ล้วนส่งผลกระทบต่อทั้งผู้เรียนและผู้สอน แม้ว่าจะนานเสียจนทุกคนเริ่มปรับตัวได้แล้ว แต่หลายภาคส่วนก็ยังคงมีการกล่าวถึงประสิทธิผล โดยคำนึงถึงตัวผู้เรียนเป็นหลัก แต่หากมองให้รอบด้าน รูปแบบการเรียนการสอนที่เปลี่ยนแปลงไปนั้นส่งผลกระทบต่อครูผู้สอนเป็นอย่างมากเช่นกัน

Online & On-site ส่วนผสมการศึกษาที่ลงตัว หรือ ‘ภาระ’ งานที่เพิ่มขึ้นของครูผู้สอน

เราทุกคนต่างรู้ว่าการเรียนการสอนออนไลน์นั้นส่งผลกระทบในด้านลบมากกว่าด้านบวก ไม่ใช่จากการจินตนาการหรือเดาสุ่ม แต่เด็กนักเรียนและผู้ปกครองต้องเผชิญกับปัญหานี้ยาวนานด้วยตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นความเครียดที่เพิ่มขึ้น ปัญหาด้านอุปกรณ์การเรียนที่ไม่พร้อม หรือสัญญาณอินเทอร์เน็ตไม่ดี แต่นั่นก็เป็นผลกระทบที่ทางฝั่งของผู้เรียนได้รับ

หากลองมองให้กว้างขึ้น จะเห็นว่า มิใช่เพียงแต่ตัวผู้เรียนเท่านั้นที่ต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลง และต้องใช้ความพยายามอย่างมากในการปรับตัวให้สามารถเรียนออนไลน์ได้ตลอดเทอมการศึกษาที่ผ่านมา แต่ครูผู้สอนเองที่ต้องขยับปรับเปลี่ยนรูปแบบการเตรียมการสอนแบบเดิม ๆ ให้มีความเหมาะสมกับสถานการณ์ รวมถึงการติดตามและประเมินผลผู้เรียนที่แตกต่างออกไป

เมื่อกล่าวคำว่า “ครู” เราคงจินตนาการว่าครูมีหน้าที่ในการสอนนักเรียนอย่างเดียว แต่ในความเป็นจริงแล้ว ‘ภาระ’ งานของผู้ทำอาชีพครูมีมากกว่านั้น ครูยังต้องรับการประเมิน ทั้งในระดับโรงเรียน สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา และระดับประเทศ

อีกทั้งยังต้องจัดทำรายงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นรายงานข้อมูลนักเรียนรายบุคคล รายงานภาวะทางโภชนาการของนักเรียน รายงานการเยี่ยมบ้าน รายงานกิจกรรมวันสำคัญ และรายงานอื่น ๆ ตลอดทั้งปีการศึกษา นอกจากนี้ยังมีงานกิจกรรมจากภายนอกโรงเรียน เช่น การจัดงานประกวดตามกลุ่มสาระวิชา เป็นต้น

เนื่องจากครูถือเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของผู้อำนวยการโรงเรียน ผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา และผู้บังคับบัญชาระดับสูงในกระทรวงศึกษาธิการ เป็นผู้ปฏิบัติที่มีผู้บังคับบัญชามากมาย ซึ่งบุคคลเหล่านี้ล้วนต้องได้รับการประเมินเพื่อเลื่อนตำแหน่งและวิทยฐานะ โดยที่ครูจำเป็นต้องมีส่วนร่วมกับความก้าวหน้าในหน้าที่การงานของเหล่าผู้บริหารอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

เมื่อคุณครูไม่ได้ทำหน้าที่แค่สอน มองสถานการณ์ในมุมมองของครู ในฐานะคนปฏิบัติงานจริง

ในสภาวะปกติที่ครูก็มีภาระงานล้นมืออยู่แล้ว การเพิ่มรูปแบบการเรียนออนไลน์จากวิถีการทำงานที่เคยชิน ก็ถือเป็นเรื่องใหญ่ที่ต้องใช้ความพยายามในระดับหนึ่งเพื่อปรับตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณครู Gen X และ Baby Boom ที่ใกล้วัยเกษียณไม่ประสีประสาเรื่องเทคโนโลยีสมัยใหม่ และนอกจากนักเรียนที่จำเป็นต้องสิ้นเปลืองทุนทรัพย์ในการจัดหาอุปกรณ์ใหม่ในการเรียนออนไลน์แล้ว คุณครูก็เช่นเดียวกัน

แม้ในขณะนี้ หลายโรงเรียนเริ่มกลับมาเปิดเรียนคล้ายกับปกติ บางโรงเรียนที่เรียนแบบ On-site เต็มตัว บางโรงเรียนก็ยังกล้า ๆ กลัว ๆ ใช้วิธีผสมแบบ Hybrid และบางโรงเรียนก็ยังคงเรียนแบบ Online 100% แต่ก็ไม่สามารถบอกได้ว่า วันใดจะบังเกิดเหตุให้ไม่สามารถนั่งเรียนที่โรงเรียนได้อีก

การรูปแบบออนไลน์สามารถแก้ปัญหาได้บางอย่าง แต่ไม่สามารถแก้ปัญหาได้ทั้งหมด ในขณะที่คุณครูกำลังหัวหมุนกับรูปแบบการเรียนการสอนที่ไม่คงที่ มีความจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนตามความย่ำแย่ของสถานการณ์บ้านเมืองตลอดเวลา จะดีกว่าไหมถ้าอย่างน้อย ถ้าสำหรับคุณครูแล้ว สามารถจัดการภาระงานด้านอื่น ๆ อันได้แก่ งานที่นอกเหนือจากการพัฒนานักเรียน ให้จะเสถียรและชัดเจน มีนวัตกรรมหรือระบบการทำงานที่รองรับ ช่วยอำนวยความสะดวกและทุ่นแรงได้ไม่น้อย

ปฏิรูปการศึกษาคือคำตอบ แต่ทำอย่างไรจึงจะสามารถแก้ปัญหาได้อย่างยั่งยืน

การศึกษาควรมีไว้เพื่ออะไร? โรงเรียนควรเป็นสถานที่สำหรับใคร? ครูควรมีบทบาทและหน้าที่อย่างไร? จุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลง คือความต้องการที่จะเปลี่ยน และทัศนคติที่มองเห็นความเป็นไปได้ ซึ่งภาระงานครู คือ หนึ่งในปัญหาที่สะสมในวงการการศึกษาไทยมายาวนาน แน่นอนว่าเวลาเปลี่ยนสิ่งต่าง ๆ ก็ควรจำต้องมีการปรับให้เข้ากับบุคคลและยุคสมัย การยึดติดขนบหรือวิถีปฏิบัติเดิม ๆ ไม่ควรได้รับการเชิดชูว่าเป็นสิ่งถูกต้องเสมอไป การแก้ไขที่ยั่งยืน คือการแก้ปัญหาที่ต้นตอ กฎ ข้อกำหนด รูปแบบในการปฏิบัติงานของคุณครูนั้นต้องได้รับการปรับปรุง ในขณะที่โลกกำลังหมุนไปข้างหน้า แม้จะอ้างว่ามีการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาประยุกต์ใช้กับการดำเนินการทางการศึกษาในด้านต่าง ๆ แล้ว แต่ก็เป็นเวลานานแล้วที่ยังหาจุดลงตัวไม่ได้สักที

เทคโนโลยีกับการศึกษาไทย จำเป็นมากกว่าการเป็นเครื่องมือสำหรับการเรียนการสอน

ในระบบการศึกษาไทยเต็มไปด้วยข้อมูลครูและนักเรียนจำนวนมาก อย่างที่ได้กล่าวไปว่ามีรายงานมากมายที่ครูต้องจัดทำให้แล้วเสร็จในแต่ละปีการศึกษา คงจะดีไม่น้อย หากมีเครื่องมีสามารถเข้ามาช่วยจัดการข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างมีกระสิทธิภาพ ทั้งรวบรวม แสดงผลรายงาน อีกทั้งยังเชื่อมโยงข้อมูลทั้งจากหน่วยงานภายในและภายนอกได้ ทำให้การนำส่งข้อมูล และการนำข้อมูลไปใช้สามารถทำได้อย่างคล่องตัว

TEZ (ทีอีซี่) แพลตฟอร์มออนไลน์ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดภาระงานครูได้อย่างแท้จริง

หากพูดถึงเทคโนโลยีเพื่อการศึกษาเราอาจจะนึกถึงสิ่งอำนวยความสะดวกเพื่อผู้เรียนให้ได้รับการเรียนรู้ที่หลากหลาย สะดวกและรวดเร็ว แต่อย่างที่ได้กล่าวไปข้างต้น ว่างานด้านการศึกษานั้นไม่ได้มีแค่การเรียนการสอนเพียงอย่างเดียว และ TEZ (ทีอีซี่) เป็นแพลตฟอร์มที่สามารถเป็นศูนย์กลางข้อมูลทางการศึกษา ที่ครู บุคลากร และผู้บริหารแต่ละโรงเรียน สามารถใช้งาน และบริหารจัดการข้อมูลภายในโรงเรียนทั้งข้อมูลทั่วไป และข้อมูลนักเรียนได้อย่างมีประสิทธิภาพ นักเรียนและผู้ปกครองสามารถสมัครเรียน และเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ที่จำเป็นได้อย่างง่ายดาย

ด้วยแนวคิดการออกแบบและพัฒนาซอฟท์แวร์จากคำว่า “ง่าย ๆ” ให้ใครก็ใช้ได้ทุกที่ ทุกเวลา รองรับการใช้งานผ่านทั้งเดสก์ทอปและสม์ทโฟน ตอบโจทย์การศึกษายุค 4.0 คุณครูเหลือเวลาเตรียมการเรียนการสอน คิด ค้นคว้า สิ่งที่เป็นประโยชน์และพัฒนาผู้เรียนได้อย่างเต็มที่

 

แหล่งที่มา
http://old-book.ru.ac.th/e-book/e/EA443/ea443-5-1.pdf

https://www.komchadluek.net/kom-lifestyle/474002

https://thematter.co/social/burden-on-teachers/87255

https://www.prachachat.net/education/news-790814

https://thematter.co/social/ed-tech-thai-education/113220

ผู้ช่วยมือฉมังสำหรับผู้ตรวจสอบภายใน

Lucent GRC ระบบตรวจสอบสิทธิ SAP สัญชาติไทยรายแรก

เราได้พูดกันมาตลอดในหลายบทความก่อนหน้า เกี่ยวกับการตรวจสอบสิทธิการใช้งานระบบ SAP ซึ่ง เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด การทำงานที่มีประสิทธิภาพ และสามารถบรรลุเป้าหมายของธุรกิจได้ดังที่ตั้งใจไว้ การบริหารจัดการความเสี่ยงในทุกส่วนของการดำเนินธุรกิจ คาดการณ์ล่วงหน้า และป้องกันเหตุการณ์ไม่คาดฝันได้ ล้วนเกิดขึ้นได้จากการสร้างความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับ SAP Authorization การกำหนดและบริหารจัดการสิทธิในระบบ SAP เพื่อบริหารจัดการความเสี่ยง (Risk Management) ได้อย่างถูกต้อง

Best practice เรื่องการตรวจสอบสิทธิบนระบบ SAP มากกว่า 2,000 กิจกรรม

แม้จะฟังดูเหมือนเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและซับซ้อน แต่ด้วยการสั่งสมประสบการณ์ทำให้เราเข้าใจ เพิ่มจุดเด่น ปิดจุดด้อย พัฒนาซอฟท์แวร์ที่พร้อมให้บริการด้านการตรวจสอบสิทธิ SAP ให้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดการแบ่งแยกหน้าที่ที่ต้องการได้ด้วยตนเอง แม้ว่าบนระบบ SAP จะมีมากกว่า 2,000 กิจกรรม ที่จำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบ แต่นั่นไม่ได้เป็นปัญหาแต่อย่างใด ด้วยฟีเจอร์ที่เราคิดค้นขึ้น ทำให้สามารถดำเนินการตรวจสอบและแสดงผลรายงาน เพียงคลิกเดียว

Lucent GRC ทำอะไรได้มากกว่าที่คิด

เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนกว่าเดิม ยกตัวอย่างในกรณีที่ต้องการตรวจสอบว่ามีใครบ้างที่มีสิทธิ์ในการสร้างข้อมูลหลักเจ้าหนี้ (Create Vendor Master) ก็สามารถเรียกดูรายงานได้ทันที โดยระบุข้อมูลผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์ รวมถึง Role ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการสร้างข้อมูลหลักเจ้าหนี้

ในส่วนของการตรวจสอบการแบ่งแยกหน้าที่ที่ดี ก็สามารถดำเนินการตรวจสอบได้อย่างรื่นไหล ไม่ว่าจะใช้ข้อมูลค่าตั้งต้นที่ทางระบบกำหนดไว้ หรือจะกำหนดความขัดแย้งทางหน้าที่ด้วยตนเองก็สามารถทำได้ เช่น ในกรณีที่ต้องการตรวจสอบบุคคลที่สามารถสร้าง PR, PO และ สามารถจ่ายเงิน Process invoice ก็สามารถทำได้ในครั้งเดียว เพียงเรียกดูรายงาน ก็จะได้รายชื่อของผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์ในทั้งสามกิจกรรมออกมา

การแสดงผลรายงานนั้นถูกนำเสนอได้ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ทั้งสะดวก รวดเร็ว ง่ายต่อการนำข้อมูลไปวิเคราะห์ หรือใช้ในการวางแผนเพื่อประเมินและความคุมความเสี่ยงในอนาคตได้อย่างเหมาะสม ทีนี้เราก็ไม่ต้องปวดหัวกับการใช้ฟังก์ชั่น SUIM แล้วค่อยๆ ดึงข้อมูล ไหนจะต้องมาใส่ตัวแปรอีกมากมายเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ตอบโจทย์การทำงานในฐานะผู้ตรวจสอบแบบสุด ๆ

ผู้ช่วยมือฉบังสำหรับผู้ตรวจสอบภายใน

ในฐานะผู้ตรวจสอบภายในที่ทำหน้าที่ตรวจสอบและประเมินประสิทธิภาพการทำงานบนซอฟท์แวร์ระบบ SAP นอกจากจะเป็นการบริหารจัดการความเสี่ยงต่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดในอนาคตแล้ว ยังเป็นแนวทางการบริหารงานเชิงรุก ที่ให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์แนวโน้มและวางแผนการดำเนินการไปสู่เป้าหมายของธุรกิจหรือองค์กรได้

แน่นอนการตรวจสอบสิทธิ์การทำงานระบบ SAP นั้น มีความยุ่งยาก ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ทำงานที่สูง ผู้ตรวจสอบต้องมีความเข้าใจเป็นอย่างดี แต่ด้วยการใช้งาน Lucent GRC ที่เปรียบเสมือนผู้ช่วยผู้ตรวจสอบภายใน ที่ทำให้การตรวจสอบสิทธิ์ User เรื่องง่าย ด้วยการประมวลผลที่รวดเร็ว และแสดงผลอย่างเข้าใจง่าย ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นผู้ตรวจสอบรุ่นเล็กมือใหม่ หรือรุ่นใหญ่เก๋าเกม ก็ล้วนต้องถูกใจเจ้า Web Application ที่เราพิถีพิถันออกแบบและพัฒนาขึ้นมา ที่มีชื่อว่า Lucent GRC นี้ได้อย่างคาดไม่ถึง

ทั้งประหยัดเวลา และได้ข้อมูลอย่างรวดเร็ว ให้ Lucent GRC ทำหน้าที่เหล่านั้นแทนคุณ

เรายินดีให้คำปรึกษา และตอบทุกข้อสอบถาม

#LucentGRC #SAP #Authorization #SUIM #SOD #ตรวจสอบสิทธิSAP

SAP License Inventory

การบริหารจัดการลิขสิทธิ์อย่างมีประสิทธิภาพให้ประโยชน์อย่างไรบ้าง

SAP License หรือลิขสิทธิ์การใช้งานระบบ SAP ก็เหมือนการซื้อแพ็คเกจโปรแกรมหนึ่ง ๆ ต่างการใช้งาน ต่างคุณสมบัติ และราคาก็ย่อมแตกต่างกัน ซึ่งเราเคยกล่าวถึง ในบทความ กุญแจบ้านหลังงาม ที่ชื่อว่า “SAP Named Users” และสิทธิการใช้งานระบบ (SAP License)

ลิขสิทธิ์ใช้งานระบบ SAP ที่มีอยู่หลากหลายประเภท และบางครั้งค่อนข้างซับซ้อน ในบรรดารายการลิขสิทธิ์ที่เราถือครองอยู่ หรือ SAP License Inventory หากได้รับการบริหารจัดการที่ดีแล้ว ย่อมก่อให้เกิดการดำเนินการบนระบบ SAP ที่มีประสิทธิภาพและคุ้มค่า บรรลุวัตถุประสงค์ของธุรกิจหรือองค์กรได้อย่างแน่นอน

ซึ่งการบริหารจัดการลิขสิทธิ์นี้ ต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจและมีประสบการณ์สูงในการทำงานบนระบบ SAP เพื่อให้สามารถตรวจสอบ คาดการณ์ ปรับปรุงและพัฒนาให้เกิดการใช้งานที่ได้ประโยชน์สูงสุดได้ หากไม่มีทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะทางอยู่ในมือแล้วล่ะก็ การใช้เครื่องมือเพื่อทุ่นแรง อย่างซอฟท์แวร์ Lucent GRC จึงเป็นอีกทางเลือก ที่จะเข้ามาช่วยจัดการ SAP License ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

หาก SAP License ได้รับการดูแลให้เข้าที่เข้าทางแล้ว เราจะได้ประโยชน์อะไรบ้าง ?

บริหารและจัดการให้เกิดใช้งานอย่างมีประโยชน์สูงสุด

ทีนี้เราก็จะเห็นได้อย่างชัดเจนว่า มี License จำนวนเท่าไร อะไรบ้าง และแต่ละประเภทมีการใช้งานเป็นอย่างไร ทั้งหมดนี้เหมาะกับการดำเนินการขององค์กรหรือธุรกิจหรือไม่ ควรปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงอย่างไร หาจุดบอดและไปต่ออย่างรัดกุม นี่แหละ การบริหารจัดการลิขสิทธิ์ให้เกิดการใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ประเมินและจัดสรรต้นทุนได้อย่างเหมาะสม

เมื่อรู้แล้วว่าอะไรจำเป็นหรือไม่จำเป็น สิ่งที่จะตามมาคือ การตัดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นทิ้ง และแบ่งสรรปันส่วนต้นทุนให้กับสิ่งที่จำเป็นที่สุดเท่านั้น คงไม่มีใครอยากจ่ายเงินมหาศาล เพื่อของที่เราไม่ได้ใช้ประโยชน์หรอก จริงไหม

ข้อมูลประกอบการตัดสินใจ เพื่อการเปลี่ยนแปลงในอนาคต

ซึ่งข้อมูลที่ได้เก็บรวบรวมไว้เหล่านี้ สามารถนำไปประกอบการตัดสินใจในการเพิ่ม หรือลดจำนวนผู้ใช้งานบนระบบซึ่งจะส่งผลโดยตรงต่อการบริหารค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ขององค์กร อีกทั้งยังเป็นข้อมูลอ้างอิงเมื่อเกิดปัญหาได้อีกด้วย

การแสดงผลที่ง่าย และการใช้งานที่สะดวก

ดูเหมือนจะเป็นเรื่องยุ่งยากในการตรวจสอบ การจัดการและบริหารลิขสิทธิ์การทำงานในระบบ SAP แต่อย่าได้กังวลไป เพราะ Lucent GRC สามารถตอบโจทย์การดำเนินการข้างต้นได้ทั้งหมด อีกทั้งด้วยหน้าจอการแสดงผลที่เข้าใจง่าย ด้วยการพัฒนาและออกแบบมาให้สามารถใช้งานได้สะดวก

#LucentGRC #SAP #LicenseInventory #License

Lucent GRC เป็นมากกว่าซอฟท์แวร์ตรวจสอบสิทธิ

ที่ให้ประโยชน์ตามแนวทางการบริหารจัดการความเสี่ยง COSO (แบบจัดเต็ม)

ด้วยสถานการณ์โลกและเศรษฐกิจที่ไม่สู้ดีในปัจจุบัน และอาจกำลังจะเกิดขึ้นในอนาคตนั้น ไม่สามารถคาดคะเนได้เลยว่าองค์กรหรือหน่วยงานหนึ่ง ๆ จะต้องเผชิญกับคลื่นลูกแล้วลูกเล่า ไม่รู้ว่าวันใดจะต้องพาคนหมู่มากฝ่าพายุลูกใหญ่อันแสนยากลำบากอีกครั้ง ในวันนี้ที่เกิดการระบาดของไวรัสโคโรนา 2019 (Covid-19) และเศรษฐกิจโลกก็ยังคงซบเซา การบริหารจัดการความเสี่ยงที่ดีอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถรับมือต่อการเปลี่ยนแปลง ให้สามารถตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่คาดไม่ถึงได้เสมอ เป็นข้อได้เปรียบขององค์กรที่มีความพร้อมมากกว่า

การบริหารจัดการความเสี่ยงที่จำเป็นต่อองค์กร

ก่อนอื่นต้องขอเล่าถึงที่มาที่ไปของกรอบการดำเนินงานตามแบบฉบับ COSO กันอย่างคร่าว ๆ COSO Framework กำเนิดขึ้นในปี ค.ศ. 1985 และได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดย The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) ประกอบด้วยคณะกรรมการจาก 5 องค์กร ได้แก่ The American Accounting Association (AAA), American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), Financial Executives International (FEI), Institute of Management Accountants (IMA) และ The Institute of Internal Auditors (IIA)

ภายใต้ 5 แนวคิดหลัก ประกอบไปด้วย สิ่งแวดล้อมภายใต้การควบคุม (Control environment), การประเมินความเสี่ยง (Risk assessment), กิจกรรมที่ได้รับการควบคุม (Control activities), สารสนเทศและการสื่อสาร (Information and communication), กิจกรรมที่ได้รับการติดตามและเฝ้าสังเกต (Monitoring activities) ทำให้กระบวนการบริหารและการปฏิบัติงานของพนักงานเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ กล่าวได้ว่า แนวคิดหรือหลักการ COSO เป็นแนวทางการควบคุมภายใน (Internal Control) อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

สำหรับ Lucent GRC ในฐานะซอฟท์แวร์ที่ทำหน้าที่ในการตรวจสอบและจัดการสิทธิ์ในการใช้งานระบบ SAP ถือเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เกิดการบริหารและจัดการความเสี่ยง (Risk Management) ที่สอดคล้องและเป็นไปตามแนวคิดของ COSO ซึ่งในมุมมองของฝ่ายบริหารจะได้ประโยชน์ที่ครอบคลุมตาม 6 แนวทางดังต่อไปนี้

1. การกำหนดกลยุทธ์และระดับความเสี่ยงที่ยอมรับได้ให้มีความสอดคล้องกัน
   (Aligning risk appetite and strategy)

การพิจารณาระดับความเสี่ยงที่องค์กรสามารถยอมรับได้นั้น มักเกิดขึ้นล่วงหน้าเพื่อใช้ประเมินทางเลือกของกลยุทธ์ต่าง ๆ ที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้เองทำให้องค์กรสามารถขับเคลื่อนไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถบรรลุเป้าหมายขององค์กรได้

2. เสริมสร้างการตัดสินใจที่ตอบสนองต่อความเสี่ยงขององค์กร
   (Enhancing risk response decisions)

การบริหารจัดการความเสี่ยงที่แม่นยำช่วยให้สามารถเลือกวิธีการตอบสนองต่อความเสี่ยงที่มีอยู่ได้อย่างตรงจุดมากยิ่งขึ้น ได้แก่ การหลีกเลี่ยงความเสี่ยง (avoidance), การลดความเสี่ยง (reduction), การหาผู้ร่วมรับความเสี่ยง (sharing) และการยอมรับความเสี่ยง (acceptance)

3. การลดเหตุที่ไม่คาดฝันและผลขาดทุนจากการปฏิบัติการ
   (Reducing operational surprises and losses)

สามารถยกระดับขีดความสามารถในการคาดการณ์หรือระบุเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้น และกำหนดวิธีการตอบสนองต่อเหตุการณ์นั้น ๆ เพื่อลดเหตุไม่คาดฝัน รวมทั้งสามารถควบคุมต้นทุนหรือการสูญเสียที่เกี่ยวข้องได้ ถือเป็นการเตรียมพร้อมรับมือในทุก ๆ สถานการณ์

4. การระบุและการจัดการกับความเสี่ยงที่หลากหลายและครอบคลุมทั่วทั้งองค์กร
   (Identifying and managing multiple and cross-enterprise risks)

ทุก ๆ องค์กรจะต้องเผชิญกับความเสี่ยงจำนวนมาก ที่มีผลกระทบต่อหน่วยงานย่อยหรือแผนกต่าง ๆ ในองค์กร การบริหารความเสี่ยงขององค์กรจะช่วยให้การตอบสนองต่อผลกระทบที่มีความเกี่ยวพันซึ่งกันและกัน และผสมผสานการตอบสนองต่อความเสี่ยงที่หลากหลายได้อย่างมีประสิทธิผล

5. คว้าโอกาส
   (Seizing opportunities)

เมื่อพิจารณาถึงเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นอย่างเต็มรูปแบบ ฝ่ายบริหารอยู่ในตำแหน่งที่สามารถระบุรับรู้ และตอบสนองต่อโอกาสที่เกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงที การใช้โอกาสให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กรจึงเป็นเรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง

6. พัฒนาการบริหารเงินทุน
   (Improving deployment of capital)

การได้รับข้อมูลความเสี่ยงที่แม่นยำ จะช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถประเมินจำนวนเงินทุนที่จำเป็นต้องใช้ทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพและช่วยให้สามารถจัดสรรเงินทุนได้ดียิ่งขึ้น

ด้วยแนวทางทั้งหมดที่ได้กล่าวมาจะช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินการไปได้อย่างราบรื่น และสามารถรับมือกับเหตุการณ์ไม่คาดฝันต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ในระหว่างการมุ่งไปสู่เป้าหมายขององค์กรที่ได้ตั้งไว้ ด้วยการบริหารจัดการความเสี่ยงตามแนวคิดของ COSO สามารถนำไปปรับใช้ในองค์กรให้เกิดการบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ และน่าเชื่อถือ

ซึ่ง Lucent GRC ได้รับการพัฒนาให้สอดคล้องกับแนวคิด COSO เป็นการใช้งานซอฟท์แวร์ที่ตอบโจทย์การบริหารจัดการความเสี่ยงขององค์กรที่มีประสิทธิภาพ สนับสนุนการตัดสินใจในการตอบสนองต่อความเสี่ยงต่าง ๆ ช่วยลดเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน อีกทั้งยังสามารถระบุความเสี่ยงและจัดการเหตุการณ์นั้น ๆ ได้เป็นอย่างดี เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร

#LucentGRC #SAP #COSO #RiskManagement

ตั้งเป้าหมาย และก้าวตามแสงสว่างเบื้องหน้า

Set Your Goal and Reach Lucent Dream

ในฐานะมนุษย์คนหนึ่ง ไปจนถึงความสำเร็จระดับองค์กร เป้าหมายนั้นสำคัญไฉน

แน่นอนทุกคนย่อมเคยตั้งเป้าหมายในชีวิต ตั้งแต่เรื่องเล็กไปจนเรื่องใหญ่ เช่น การตั้งใจว่าจะตื่นแต่เช้าโดยไม่เลื่อนนาฬิกาปลุกให้ได้ หรือว่าสัปดาห์หนึ่ง ๆ จะออกกำลังกายไม่น้อยกว่า 3 ครั้ง หรือเก็บออมเงินเพื่อซื้อสมาร์ทโฟนรุ่นล่าสุดจากแบรนด์ผลไม้ในไตรมาสที่สามของปีนี้ สิ่งเหล่านี้เป็นเป้าหมายที่ดูเหมือนง่าย ทว่าบางครั้งก็ยากเย็นเสียเหลือเกิน ก่อนที่สิ่งเหล่านี้จะผุดขึ้นมาในหัว กลายเป็นหัวข้อที่ต้องพิชิตให้สำเร็จจงได้นั้น ก่อนหน้านั้นเอง คุณย่อมตระหนักได้ถึงประโยชน์ที่จะได้รับจากการกระทำสิ่งเหล่านั้น เพราะมีความสำคัญ จำเป็น และส่งผลดีในด้านใดด้านหนึ่งต่อตัวคุณอย่างแน่นอน คุณอาจใช้วิธีเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำและเช็กสิ่งที่ทำสำเร็จไปแล้วทีละข้อ ๆ อย่างค่อยเป็นค่อยไป หรือตั้งปณิธานอันแรงกล้าไว้ และใช้ชีวิตอย่างมีระเบียบวินัย เพื่อบรรลุเป้าหมายนั้น

ขยับไปหน่วยที่ใหญ่กว่านั้น เมื่อเกิดการรวมกลุ่มกันของคนหลายคน ในที่นี้เรากำลังจะกล่าวถึง เป้าหมายระดับกลุ่มหรือองค์กร ซึ่งเป็นสิ่งที่คนกลุ่มหนึ่งจะยึดมั่นถือมั่นเอาไว้ ด้วยความเข้าใจแบบเดียวกัน และมุ่งหวังให้องค์กรเติบโตไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อขับเคลื่อนองค์กรหนึ่ง ๆ ให้ประสบความสำเร็จได้ดังตั้งใจ และแน่นอนคนเล็ก ๆ ทุกคนย่อมเป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จอันยิ่งใหญ่ที่น่าภาคภูมิใจนั้นด้วย

ในฐานะหนึ่งในผู้พัฒนาระบบและซอฟท์แวร์ พวกเราก็มีเป้าหมายเช่นกัน จากความเชี่ยวชาญและประสบการณ์การปฏิบัติงานด้านการตรวจสอบซอฟท์แวร์ระบบ SAP เป็นระยะเวลานานพอสมควร จนเราซึมซาบ รับรู้ เข้าใจการทำงานและช่องว่างของระบบเป็นอย่างดี นอกจากการแก้ปัญหาที่รออยู่ตรงหน้า มีอะไรที่เราสามารถทำให้ดียิ่งกว่านี้ได้อีก นั่นคือสิ่งที่เราคิด และแน่นอนเราไม่รอช้าที่จะทำสิ่งใหม่ แม้จะเป็นอะไรที่ไม่คุ้นชิน แต่ความท้าทายก็เป็นสิ่งที่น่ากระหายเหลือเกิน

อย่ากลัวที่จะเผชิญอุปสรรคแสนยากลำบาก จงเป็นผู้บุกเบิกเส้นทาง

ในการตรวจสอบระบบ SAP นั้น การทำงานส่วนใหญ่เป็นไปโดยหนีไม่พ้น การตรวจสอบสิทธิ์การใช้งาน (Authorization) และการตรวจสอบความขัดแย้งในการแบ่งหน้าที่ (SoD: Segregation of Duties) ซึ่งการใช้งาน SUIM นอกจากต้องมีความรู้เชิงลึกของระบบ SAP ไม่ว่าจะเป็น T-Code, Object, Authorization, SAP License และอื่น ๆ อีกมากมาย

Lucent GRC จึงได้รับการพัฒนาให้เป็น Application ในการตรวจสอบสิทธิ์และการแบ่งแยกหน้าที่ที่ดี โดยอ้างอิงตามแนวทางปฏิบัติ (Best Practice) ของ ISACA เพื่อให้สามารถเลือกกิจกรรมเพื่อดำเนินการตรวจสอบได้ตามที่ต้องการและแล้วเสร็จในเวลาที่กำหนด และนั่นก็คือเป้าหมายแรกในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่เพื่อให้ตอบโจทย์ตรวจสอบระบบ SAP ที่จำเป็นให้ได้มากที่สุด

สำหรับซอฟท์แวร์เพื่อการตรวจสอบสิทธิ์ระบบ SAP ที่ได้มาตรฐานระดับสากล จะต้องใช้เงินมหาศาลในการลงทุนเพื่อให้ได้มา แต่ Lucent GRC คือซอฟท์แวร์สัญชาติไทยชิ้นแรก ที่ถือกำเนิดขึ้นมาเพื่อจุดประสงค์นี้ ใช้งานง่าย เหมาะกับองค์กรของไทยที่การใช้งาน SAP มี Customized มากมาย

กล้าที่จะเปลี่ยน และเริ่มลงมือตั้งแต่วันนี้

ไม่ว่าเส้นทางข้างหน้าจะเต็มไปด้วยขวากหนามขวางกั้น แต่ทุกคนยังต้องเดินต่อไป เรายินดีเป็นกำลังใจให้ทุกเป้าหมาย พัฒนา ก้าวต่อ และเติบโตไปพร้อม ๆ กัน

#LucentGRC #Goal #SAP #SAPAuthorization #SUIM #ISACA #SoD

แหล่งที่มา
https://th.wikiqube.net/wiki/Separation_of_duties

https://reciprocity.com/resources/what-is-segregation-of-duties-in-auditing/

https://blogs.sap.com/2014/09/04/suim-overview-and-uses/

http://www.thonburi-u.ac.th/journal/Document/13-3/Journal13_3_15.pdf

SAP Authorization

การกำหนดและบริหารจัดการสิทธิในระบบ SAP

ความเดิมตอนที่แล้ว เมื่อเราเปรียบซอฟท์แวร์ระบบ SAP เป็นบ้านหนึ่งหลัง เราคงต้องใช้กุญแจเพื่อเข้าตัวบ้านและห้องหับต่าง ๆ ภายในบ้าน ด้วย SAP Named Users License ซึ่งแต่ละคนก็จะได้รับกุญแจคนละประเภทเพื่อเข้าใช้งานต่างพื้นที่กัน ไม่ใช่ว่าใครจะสามารถเดินเล่นไปทั่วบริเวณบ้านได้ตามอำเภอใจ คน ๆ นั้นจะต้องได้รับสิทธิหรือบทบาทหน้าที่ (Role) ในการเข้าใช้พื้นที่นั้นโดยชอบทำ ซึ่งเราเรียกว่า SAP Authorization

สามารถอ่านบทความย้อนหลัง เพื่อความเข้าใจเกี่ยวกับ SAP Named Users License เพิ่มเติมได้ที่ กุญแจบ้านหลังงาม ที่ชื่อว่า “SAP Named Users” และสิทธิการใช้งานระบบ (SAP License)

SAP Authorization คืออะไร ?

ก่อนอื่นต้องขออธิบายก่อนว่า SAP Authorization คือ การกำหนดสิทธิการใช้งานในระบบ SAP อย่างที่ทราบกันดีแล้วว่าระบบ SAP ประกอบด้วยหน่วยการทำงานย่อย เรียกว่า โมดูล (Module) ซึ่งเราเคยกล่าวถึงไปแล้วในบทความ โมดูลที่นิยมใช้งานของ SAP ที่ผู้บริหารมือโปรเขารู้กัน และในโมดูลใหญ่ก็ยังประกอบด้วยโมดูลย่อยอีกจำนวนมาก เช่น FI ก็จะมี GL, AP, AR, AA เป็นต้น

ทำไมต้องมีการกำหนดสิทธิในการใช้ระบบ SAP ?

เพราะรูปแบบการทำงานที่หลากหลาย ผู้ใช้งานมีหน้าที่แตกต่างกัน ก็จะได้รับสิทธิการเข้าใช้งานระบบที่แตกต่างกันไปด้วย องค์กรที่ดำเนินกิจกรรมด้วยซอฟท์แวร์ระบบ SAP จึงควรมีการกำหนดขอบเขตงาน กิจกรรม โครงสร้างของสิทธิ รวมถึงวิธีปฏิบัติในการจัดการสิทธิ เพื่อลดความเสี่ยงในการใช้งานไม่เหมาะสม

การจัดการและออกแบบโครงสร้างสิทธิอย่างไรจึงจะเหมาะสม

แน่นอนว่าแต่ละองค์กรมีรูปแบบการดำเนินกิจกรรมและลักษณะกิจการที่เฉพาะตัว ดังนั้นจึงควรมีการจัดการสิทธิที่เหมาะสมกับองค์กร โดยการออกแบบโครงสร้างสิทธินั้น สามารถทำได้หลายแนวทาง ในที่นี้จะขอยกตัวอย่างที่นิยมใช้ด้วยกัน 2 แนวทาง

แบบแรก Job base คือ การแบ่งแยกตามตำแหน่งงานภายในองค์กร เช่น พนักงานบัญชี พนักงานจัดซื้อ โดยสิทธิที่จะได้จะอ้างถึงหน้าที่และความรับผิดชอบตามตำแหน่งงานนั้น ๆ การออกแบบลักษณะนี้จะมีจำนวน Role ในแต่ละผู้ใช้งานน้อยกว่า แต่อาจเพิ่มความเสี่ยงหากผู้ปฏิบัติงานรับผิดชอบมากกว่า 1 หน้าที่

แบบที่ 2 คือ การแบ่งออกตามหน้าที่ย่อย ๆ เช่น การเปิดเอกสารใบสั่งซื้อ การรับชำระเงิน เป็นต้น การออกแบบโครงสร้างสิทธิเช่นนี้ จะมีจำนวน Role ที่มากกว่าแบบแรก แต่สามารถช่วยลดความเสี่ยงในการซ้ำซ้อน และ Transaction Code ของหน้าที่นั้น ๆ จะอยู่แค่ใน Role เดี่ยวเท่านั้น

การตรวจสอบสิทธิเพื่อการใช้งานระบบ SAP ที่มีประสิทธิภาพ

อย่างที่ได้ทราบแล้วว่า SAP Authorization คือการกำหนดสิทธิในการเข้าใช้งานและทำกิจกรรมต่าง ๆ บนระบบ SAP นอกจากการใช้งานสิทธิอย่างเหมาะสมแล้ว ประสิทธิภาพของการดำเนินการบนระบบ SAP นั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง เมื่อองค์กรทุ่มทุนในการนำซอฟท์แวร์หนึ่ง ๆ เข้ามาใช้งาน ก็ย่อมต้องการผลลัพธ์ที่ดีที่เห็นได้ชัดเจน

เพื่อให้การใช้งานระบบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งที่ควรเกิดขึ้นตามมาคือการตรวจสอบสิทธิ หรือที่เรียกว่า SAP Authorization Audit ซึ่งผู้ที่มีความเชี่ยวชาญเท่านั้นที่สามารถดำเนินการตรวจสอบระบบเหล่านี้ได้ ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่ายเลยที่จะมีผู้เชี่ยวชาญด้านระบบที่ซับซ้อนเช่นนี้ประจำอยู่และคอยตรวจสอบสิทธิระบบ SAP อย่างสม่ำเสมอ

Lucent.GRC คือซอฟท์แวร์สัญชาติไทย ที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบสิทธิ ความขัดแย้งของสิทธิ และช่วยวิเคราะห์และคาดการณ์การใช้งานระบบ SAP ให้กับองค์กรของคุณ เพื่อประโยชน์สูงสุดในการประกอบกิจการและดำเนินธุรกิจของคุณ เรายินดีให้คำปรึกษาและตอบทุกคำถามโดยผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์

กุญแจบ้านหลังงาม ที่ชื่อว่า “SAP Named Users”

และสิทธิการใช้งานระบบ (SAP License)

ถ้า SAP เปรียบเสมือนบ้านหลังหนึ่ง การจะเข้าบ้านได้ก็ย่อมต้องใช้กุญแจบ้าน วันนี้เราจะพาไปทำความเข้าใจเกี่ยวกับกุญแจบ้านหลังงามประเภทหนึ่ง ที่ชื่อว่า “SAP Named Users” สิทธิการเข้าใช้งานระบบที่ระบุตามตัวบุคคล ซึ่งไม่ใช่ทุกคนจะมาเดินเล่นตามอำเภอใจในบ้านหลังนี้ได้

SAP บ้านหลังนี้ ต้องใช้ “กุญแจ” เปิดเข้าไป

การจะซื้อบ้านหลังหนึ่งนั้น ผู้อยู่อาศัยสามารถเลือกซื้อตามแบบที่โครงการหมู่บ้านออกแบบมาให้ หรือจะเลือกตกแต่งต่อเติมตามสไตล์ที่ชอบได้ตามใจ ซอฟท์แวร์ระบบ SAP ก็เปรียบเสมือนบ้านหลังหนึ่ง ดังนั้นกุญแจบ้านหลังประเภทหนึ่งที่สามารถกำหนดสิทธิได้ ก็คือ “SAP Named Users” ซึ่งการจะมีสิทธิในแต่ละส่วนของตัวบ้านได้นั้น ก็ต้องระบุว่าคน ๆ นั้นเป็นใคร ควรถือกุญแจดอกไหน ซึ่งเจ้า SAP Named Users หรือกุญแจบ้านมีด้วยกัน 3 ประเภทหลัก ซึ่งให้สิทธิการเข้ามาในบ้านที่แตกต่างกันไป ดังนี้

1. SAP Professional – เปรียบเสมือน“เจ้าของบ้าน” ก็ว่าได้ เพราะมีสิทธิเข้าถึงและใช้งานทุกฟังก์ชันภายในระบบ SAP (Full operational rights)
2. SAP Employee – เปรียบเสมือน “สมาชิกในบ้าน” หรือผู้เช่า ที่มีสามารถเข้าถึงแค่บางพื้นที่ของตัวบ้าน มีสิทธิใช้งานระบบตามวัตถุประสงค์หนึ่ง ๆ ที่กำหนดไว้แล้วเท่านั้น ไม่สามารถใช้งานส่วนอื่นของระบบที่ตนเองไม่มีสิทธิได้ มีไว้เพื่อทำกิจกรรม Self-services เช่น การเบิกค่าใช้จ่าย หรือประเมินบุคลากร โดยทำผ่านช่องทางอื่นที่เชื่อมต่อกับระบบ SAP ส่วนใหญ่เรียกว่า ESS
3. SAP Developer – หลายครั้งที่ต้องการปรับปรุง ต่อเติม หรือซ่อมแซมบ้าน เราก็ไม่สามารถทำเองได้ จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญเข้ามาช่วยเหลือ คน ๆ นั้น ก็คือ “ช่างซ่อมบำรุง” SAP Developer เป็นสิทธิในการใช้งานประเภทที่ไว้ดำเนินการปรับแต่งฟังก์ชันการทำงานของระบบ ด้วยการเขียนโปรแกรมใหม่ให้เหมาะสม ช่วยทำให้บ้านเราน่าอยู่ขึ้น

เล่าต่ออีกนิด กับสิทธิการใช้งานระบบ SAP

SAP เป็นซอฟท์แวร์ที่ประกอบขึ้นจากหลายองค์ประกอบ (Module) และสามารถปรับเพิ่มและลดการฟังก์ชันการทำงานได้ตามการเปลี่ยนแปลงและการเติบโตของธุรกิจ ซึ่งขอบเขตการติดตั้งและใช้งาน (deploy) รวมถึงสิทธิการใช้งานระบบ (License) จะสอดคล้องตามความต้องการของผู้ใช้งาน ช่วยให้ผู้ใช้งานเสียค่าใช้จ่ายเพื่อใช้งานเพียงฟังก์ชันที่ตนเองต้องการในขณะนั้นเท่านั้น

การใช้งานซอฟท์แวร์ระบบ SAP นั้นค่อนข้างยืดหยุ่น โดยให้บริการรูปแบบสิทธิการเข้าใช้งานระบบ (License Model) 3 แบบ ซึ่งมีเงื่อนไขและค่าใช้จ่ายแตกต่างกัน ได้แก่ รูปแบบการให้บริการตลอดอายุการใช้งาน (perpetual licenses) รูปแบบการเป็นสมาชิก (subscription licenses) และรูปแบบการใช้งานพื้นฐาน (consumption-based term licenses)

เป็นอย่างไรกันบ้าง หวังเป็นอย่างยิ่งว่าข้อมูลเกี่ยวกับ SAP Named Users และ License จะเพิ่มความคุ้นเคยเกี่ยวกับระบบ SAP ยิ่งขึ้น ไม่มากก็น้อย ยังมีเรื่องราวน่าสนใจเกี่ยวกับเจ้า SAP อีกเป็นกระบุง ถ้าให้นั่งเล่าวันเดียวก็คงไม่จบ ส่วนครั้งหน้าจะเป็นเรื่องอะไร ฝากติดตามด้วยนะครับ

แหล่งที่มา

https://www.sap.com/documents/2015/05/849f654b-277c-0010-82c7-eda71af511fa.html

https://answers.sap.com/

AIS Tools สำคัญต่อ Internal Audit อย่างไรบ้าง ?

ความเดิมตอนที่แล้ว เราได้กล่าวถึงเครื่องมือพื้นฐานภายในซอฟท์แวร์ระบบ SAP อย่าง AIS Tools หรือ Audit Information System ที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบ โดยการรวบรวมคำสั่งและรายงานพื้นฐานเอาไว้ให้เรียกใช้งานได้ง่าย สร้างมาตรฐานความปลอดภัยในการตรวจสอบและสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล ช่วยลดเวลาการทำงานของผู้ตรวจสอบด้วย Front End ที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการของผู้ใช้งานหรือรูปแบบธุรกิจ นอกจากนี้ยังช่วยระบุช่องโหว่การทำงานของระบบด้วยข้อมูลที่แสดงผล (Data Collection Worksheet)

ในการใช้ AIS Tools เพื่อทำงานบนระบบ SAP ผู้ตรวจสอบ (Auditor) ต้องได้รับสิทธิ์ตามหน้าที่ หรือ Role ที่สอดคล้องกับการตรวจสอบนั้น ๆ ซึ่งในการใช้งานจริง AIS นั้นมีความสำคัญในการช่วยตรวจสอบ 2 ส่วนหลัก ๆ ได้แก่ การตรวจสอบระบบ (System Audit) และตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจ (Business Audit) เรามาทำความรู้จักทั้งสองส่วนตามลำดับกันเลยดีกว่า

เริ่มจาก System Audit หรือ IT Audit คือ การตรวจสอบระบบ และตรวจสอบความปลอดภัยของกำหนดค่าต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบ SAP เช่น System and parameter, Table maintenance and control, User and Authorization เป็นต้น

และ Business Audit หรือ Internal Audit ซึ่ง AIS Tools จะรวบรวมรายงานมาตรฐานต่าง ๆ ในระบบ SAP รวมถึงมีรายงานที่ถูกสร้างใหม่เพื่อใช้สำหรับการตรวจสอบโดยเฉพาะ โดยมีการจัดหมวดหมู่ตามผังบัญชี และตามกระบวนการหลาย ๆ โมดูล เช่น Financial accounting Tax Audit, Asset accounting, Sales and Distribution เป็นต้น ซึ่งในแต่ละประเภทก็จะมี Top 10 ของรายงานที่สำคัญที่ใช้ในการตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจที่ SAP แนะนำ

 

มาถึงตรงนี้ผู้อ่านก็คงได้เข้าใจการทำงานซอฟท์แวร์ระบบ SAP มากขึ้นแล้ว หวังว่าข้อมูลที่ได้เอามาฝากกันเป็นประจำจะมีประโยชน์ต่อทุกคนไม่มากก็น้อย ซึ่งการใช้งาน SAP นั้นดูเหมือนจะยุ่งยาก แต่ก็ไม่ซับซ้อนขนาดนั้น ถ้ามีผู้เชี่ยวชาญดี ๆ สักคนหนึ่งคอยให้คำปรึกษาแล้วล่ะก็..

แน่นอนที่สุดครับ ปิดท้ายด้วยการขายของอีกเช่นเคย หากสนใจบริการ ต้องการสอบถาม หรืออยากให้เราไปช่วยไขข้อข้องใจใด ๆ เกี่ยวกับระบบ SAP ก็สามารถ Inbox เข้ามาได้เลยครับ เรายินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะตอบทุกคำถาม และให้บริการ

แหล่งที่มา
https://www.youtube.com/watch?v=_SglzqMoP8o

https://www.youtube.com/watch?v=HvUhRVg_PLY

SAP AIS Tools คืออะไร

ตัวช่วยตรวจสอบระบบและกระบวนการทางธุรกิจ

ทำความรู้จักเครื่องมือสุดเจ๋งที่คุณอาจมองข้ามไป AIS Tools ที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบระบบและกระบวนการทางธุรกิจภายในซอฟท์แวร์ระบบ SAP

เนื่องจากซอฟท์แวร์ SAP เป็นระบบที่มีความละเอียดอ่อนสูงและมีข้อมูลที่เป็นความลับเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจ ดังนั้น จึงจำเป็นต้องมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ ทั้งในด้านความปลอดภัย (Security) และความถูกต้องของข้อมูล (Data integrity) ซึ่งผู้ตรวจสอบหรือ auditor ก็จะสามารถเข้าถึงและควบคุมการดำเนินการภายในระบบได้แตกต่างกันตามสิทธิ์ที่ได้รับมอบหมาย (Authorization)

และเครื่องมือที่จะมาช่วยอำนวยความสะดวกแก่ผู้ตรวจสอบ (Auditor) ให้สามารถเรียกใช้งานระบบได้ง่ายยิ่งขึ้นก็คือเจ้า AIS Tools นี่เอง AIS ย่อมาจาก Audit Information System เป็นเครื่องมือ (tool) พื้นฐานของระบบ SAP ในการตรวจสอบทั้งด้านเทคนิค (Technical controls) และด้านธุรกิจ (Business controls)

AIS Tools ช่วยอำนวยความสะดวกให้ผู้ตรวจสอบได้อย่างไร?

อย่างที่ได้กล่าวไปแล้วข้างต้นว่า AIS Tools เป็นเครื่องมือที่ใช้เพื่อวิเคราะห์และตรวจสอบด้านความปลอดภัยของแพลตฟอร์ม SAP (SAP NetWeaver Application Server: SAP NetWeaver AS) ซึ่ง AIS จะแสดงผลข้อมูลโครงสร้างระบบเพื่อการตรวจสอบภายใน (Audit Info Structure) ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเรียกใช้งานได้ง่าย โดยมีฟังก์ชันที่รองรับการตรวจสอบ ได้แก่

• การดำเนินการและระบบเอกสาร (Auditing procedures and documentation)
• การประเมิน (Auditing evaluations)
• การดาวน์โหลดข้อมูล (Audit data downloads)

AIS ถูกออกแบบขึ้นมา เพื่อตรวจสอบ 2 ระบบหลัก ได้แก่ การตรวจสอบระบบ (System auditing) และการตรวจสอบการดำเนินการทางธุรกิจ (Business auditing) ซึ่ง AIS เป็น Role ต้นแบบที่จัดทำไว้เพื่องานตรวจสอบ ที่เป็นแหล่งรวบรวม SAP Reports ต่างๆ เพื่อใช้เป็นเครื่องมือสำหรับการตรวจสอบ และพัฒนาการตรวจสอบระบบงาน SAP ที่มีพร้อมอยู่ในระบบงาน SAP อยู่แล้ว สามารถเปิดใช้งาน และปรับแต่งให้เหมาะสมกับองค์กร รูปแบบธุรกิจ หรือตามความต้องการของผู้ใช้งาน

ผู้ตรวจสอบที่ใช้งาน AIS Tools นั้น ได้แก่ External Auditors, Internals Auditors, Financial Analysts, Tax Auditors และ Data Security Officers เป็นต้น ซึ่งใน AIS Tools จะช่วยให้การทำงานตรวจสอบระบบ SAP สะดวกสบายมากขึ้น เนื่องจากสามารถปรับแต่งหน้ารายงานได้ เพื่อให้เหมาะกับผู้ใช้งานแต่ละประเภท

นอกจากนี้ AIS ยังรองรับการนำออกข้อมูล (Data Export) ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลขนาดใหญ่ ข้อมูลด้านการเงิน รวมถึงเอกสารต่าง ๆ และสามารถนำข้อมูลเหล่านี้ส่งต่อให้หน่วยงานภายนอก (3^rd party) และนำไปวิเคราะห์ต่อได้อีกด้วย

อยากให้ระบบ SAP มี AIS Tools ไว้ใช้งานบ้าง ต้องทำอย่างไร?

AIS Tools ถือเป็นเครื่องมือพื้นฐานที่มีอยู่แล้วในซอฟท์แวร์ระบบ SAP เพียงแต่ต้องมีการเปิดใช้งาน (Activate) และปรับแต่ง (Adjust) ให้เหมาะสมกับการใช้งานตามความต้องการ โดยไม่ต้องเสียเงินติดตั้งเพิ่มเติมแต่อย่างใด

สำหรับท่านที่ใช้งาน SAP ภายในองค์กรอยู่แล้ว ต้องการเครื่องมือสำหรับการตรวจสอบทั้งระบบ และ กระบวนการธุรกิจ ช่วยอำนวยความสะดวกในการออกแบบการตรวจสอบอย่างมีเหตุและผลและยังช่วยบริหารจัดการงานตรวจสอบที่เกี่ยวข้อง สำหรับรายละเอียดในการใช้งานหรือวิธีการเปิดใช้งานเจ้า SAP AIS Tools ก็สามารถติดต่อเข้ามาทาง Inbox ได้เลยครับ

แหล่งที่มา

https://help.sap.com/

https://answers.sap.com/

https://www.youtube.com/watch?v=_SglzqMoP8o

https://www.youtube.com/watch?v=HvUhRVg_PLY

คำศัพท์พื้นฐาน SAP ผู้ใช้งานต้องรู้

วันนี้เราขอรับบทกูรูสอนภาษา เพราะเราจะมาแนะนำคำศัพท์กัน แต่ไม่ใช่คำศัพท์ภาษาอังกฤษหรือภาษาญี่ปุ่นเพื่อการสนทนาในชีวิตประจำวันอะไรแบบนั้นนะครับ แต่เป็นคำศัพท์ที่ผู้ใช้งานระบบ SAP ที่มักจะได้ยินกันบ่อย ๆ เพราะเป็นคำศัพท์พื้นฐานสำหรับซอฟท์แวร์ระบบ SAP โดยเฉพาะ หรือ SAP Terminology นั่นเอง

เพื่อไม่เป็นการเสียเวลาอารัมภบทที่เนิ่นนาน เรามาเริ่มกันเลยครับ

 

Module / Sub-Module – Module คือระบบงาน และ Sub-Module คือระบบงานย่อยในระบบ SAP ซึ่งในการใช้งานจริงนั้น เราสามารถเลือกใช้งานเฉพาะบางระบบงานได้ ซึ่งเจ้า SAP มี Module และ Sub-Module เยอะแยะเต็มไปหมด เพื่อรองรับความต้องการที่แตกต่างกันของผู้ใช้งาน เช่น Module FI และ Sub-Module GL, AP, AR, AA เป็นต้น โมดูลนิยมใช้งานอยู่หลายประเภท สามารถเพิ่มเติมได้ที่ โมดูลที่นิยมใช้งานของ SAP ที่ผู้บริหารมือโปร เขารู้กัน

 

Configuration – คือการกำหนดค่าเริ่มต้นให้ระบบสามารถทำงานตามที่วางแผนไว้ได้ตามผู้ใช้งาน โดยจะมีการกำหนดค่าเฉพาะในแต่ละโมดูล เรียกอีกอย่างว่า Customizing เพื่อให้ระบบ SAP สามารถดำเนินงานได้ตามความต้องการของธุรกิจ หรือองค์กรนั้น ๆ

System Parameter – คือค่าที่ต้องระบุให้ระบบสามารถทำงานได้ การตั้งค่า System Parameter นั้นจะไปควบคุมฟังก์ชันที่มีอยู่ และการทำงานบนระบบ SAP ซึ่ง System Parameter ก็มีหลายอย่าง แตกต่างกันขึ้นอยู่กับความต้องการ (Requirement) ของแต่ละระบบ

 

 

Session – คือ หน้าจอการทำงานของระบบ SAP ซึ่งปกติค่าเริ่มต้นของระบบ เมื่อเริ่มใช้งาน (Log on) ระบบ SAP จะสามารถเข้าใช้งานได้อีก 5 sessions เนื่องจากระบบอนุญาติให้ทำงานได้พร้อมกันได้ทั้งหมด 6 sessions แต่หากต้องการเพิ่มหรือลดก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยจำนวนการเข้าใช้จะปรากฏบน status bar

 

Transaction Code – คือ รหัสหมายเลขของหน้าจอการทำงานบนระบบ SAP เช่น หน้าจอการสร้างรหัสบัญชี คือ FSS0 หน้าจอสำหรับเรียกดูใบสั่งซื้อ คือ ME23N เป็นต้น เมื่อต้องการใช้งานที่มีความเฉพาะเจาะจง สามารถใช้ Transaction Code ในการเข้าถึงฟังก์ชันและการทำงานของระบบ ซึ่งรวดเร็วกว่าการเข้าถึงจากหน้าเมนู (Menu Navigation)

 

Standard SAP Reports – คือ รายงานผลลัพธ์ของข้อมูลตามเงื่อนไขที่ผู้ใช้งานต้องการให้แสดงผล โดยการดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล และนำมาแสดงผลทางหน้าจอคอมพิวเอร์ มือถือ หรือพิมพ์ลงบนกระดาษ ซึ่ง Standard SAP Reports เป็นรายงานมาตรฐานที่ SAP ทำมาให้ผู้ใช้งาน เช่น FBL3N, MD04 เป็นต้น ส่วนรายงานที่ผู้ใช้งานต้องการ แต่ SAP ไม่มีให้ ทำให้ผู้ใช้งานต้องสร้างขึ้นเอง เรียกว่า Custom Reports

 

 

Enhancements – บ่อยครั้งที่ระบบซอฟท์แวร์ SAP พื้นฐาน (Standard SAP Software) ก็มีฟังก์ชันการใช้งานที่ไม่สามารถตอบโจทย์การใช้งานได้อย่างครบถ้วน ทำให้ต้องมีการแก้ไข ปรับเปลี่ยน หรือเพิ่มเติมตามความต้องการของผู้ใช้งาน เรียกว่า Enhancement

 

 

SAP Authorization – คือ การบริหารจัดการสิทธิ์ในการเข้าใช้งานบนระบบ SAP ให้กับผู้ใช้งาน (User) ซึ่งผู้ใช้งานอาจได้รับอนุญาตให้เข้าใช้ได้ทุกส่วนของระบบหรือเพียงบางส่วนก็ได้ การกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้งานที่ดีและเหมาะสม จะทำให้ระบบ SAP ของธุรกิจหรือองค์กรนั้นปลอดภัย และมีธรรมาภิบาลอีกด้วย

 

เป็นยังไงกันบ้างครับ คำศัพท์ที่เราคัดสรรเพื่อนำมาเสนอให้ได้รู้จักกัน ใครมีคำศัพท์ที่น่าสนใจเพิ่มเติมก็สามารถแบ่งปันกันได้เลยครับ จะดีใจมากเลยที่ได้พูดคุยภาษาเดียวกันกับทุกคน

สำหรับใครที่กำลังมองหาเพื่อนคู่คิดที่จะมาช่วยตรวจสอบระบบ SAP ให้กับธุรกิจของคุณล่ะก็ สามารถติดต่อเข้ามาได้เลยครับ ทีมผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้บริการและให้คำปรึกษาอย่างเต็มที่

แหล่งที่มา

https://www.dailytech.in.th/sap-implementation/

http://www.sapterm.com/